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Debitoor Buchhaltungslexikon
Barzahlung

Eine Barzahlung liegt vor, wenn mit realen Banknoten oder Münzen eine Rechnung zu einer Leistung, einem Produkt oder ein Kauf bezahlt wird.

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Grundsätzlich unterscheidet man zwischen folgenden Arten der Barzahlung:

  • Unmittelbare Zahlung: Das Bargeld wird direkt eigenhändig oder über einen Boten übergeben.
  • Mittelbare Zahlung: Die Barzahlung findet durch die Mittel der Post in Form eines Einschreibens, eines Wertbriefes oder durch eine Postanweisung statt.

Können Rechnungen bar bezahlt werden?

Vorab: In Deutschland gibt es keine gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die Höhe von Barzahlungen. Du musst allerdings beachten, dass bei Beträgen über 10.000 Euro eine Ausweispflicht gilt. Das Unternehmen oder der Händler trägt die Pflicht, die darin enthaltenen Angaben des Käufers aufzunehmen und zu speichern.

Somit ist es möglich, Rechnungen mit Bargeld zu begleichen. Hierbei musst du folgende wichtige Regeln beachten:

1. Der Zahlungsnachweis bei Barzahlungen Grundsätzlich bist du als selbstständiger Dienstleister verpflichtet - egal ob für Produkte, Leistungen oder Zahlungen - einen Barbeleg (auch Quittung genannt) bei Barzahlungen auszustellen, wenn dein Kunde danach fragt.

2. Folgende Pflichtangaben gehören auf einen Barbeleg/Quittung:

  • Zahlungszweck
  • Bargeldsumme und die dazugehörige Währung
  • Schulder (also, wer die Zahlung geleistet hat)
  • Nettobetrag und dazugehörige Mehrwertsteuer
  • Ort und Datum der Barzahlung
  • Unterschrift vom Zahlungsempfänger und eventuell Firmenstempel

Falls eine Quittung die Pflichtangaben einer Rechnung beinhaltet, darf eine Quittung als Rechnung gelten.

Andersherum ist eine Rechnung eine Quittung, wenn auf ihr vermerkt ist, dass die Zahlung erfolgt ist. Wenn die Rechnung gleichzeitig eine Quittung sein soll, muss auf ihr das Datum der Zahlung und die Unterschrift des Zahlungsempfängers stehen.

Merke: ein Kassenbon, den du beim Einkaufen erhältst, ist in den meisten Fällen keine Quittung, da er oft nicht den gesetzlichen Normen einer Quittung nachkommt.

So enthält eine Quittung im Gegensatz zum Kassenbon eine Unterschrift einen Stempel von der bzw. dem, die bzw. der die Leistung erhalten hat. Auch ist auf einer Quittung vermerkt, wer gezahlt hat.

Grundlegendes zur Buchhaltung bei Barzahlung

Sicherlich wirst du dir die Frage gestellt haben, wie du Barzahlungen korrekt verbuchst. Hiezu lautet die Regel: Keine Buchung ohne Beleg!

Grundsätzlich ist also jeder verpflichtet, zu allen Bareinnahmen und Barausgaben immer einen korrekten Beleg beizufügen. Das Finanzamt muss bei Prüfungen alle Vorgänge nachvollziehen können, die du mit deinem Bargeld gemacht hast.

Korrektes Verbuchen von Barzahlungen

Jede betriebliche Ausgabe muss durch einen Beleg erklärbar sein. Nur dann kann die Ausgabe steuerlich geltend gemacht werden. Du verbuchst eine betriebliche Ausgabe als Privateinlage.

Ein sogenannter Eigenbeleg kann einen fehlenden Beleg für Betriebsausgaben ersetzen. Auf dem Eigenbeleg wird nur die Ausgabe ohne die dazugehörige Umsatzsteuer aufgeführt. Das bedeutet wiederum, nicht vom Vorsteuerabzug profitieren zu können.

Zahlt dein Kunde deine Rechnung mit Bargeld, buchst du die Zahlung als Privatentnahme. Wichtig ist dabei, auf dem dazugehörigen Beleg oder der Rechnung festzuhalten, dass du für deine Rechnung Bargeld erhalten hast.

Was ist ein Kassenbuch?

In Bezug auf Buchführung und Bargeld wirst du zudem die Begriffe Kassenbuch oder Kassenkonto hören. Hierbei handelt es sich um ein aktives Konto, dass jede Form der baren Einzahlungen und Auszahlungen dokumentiert. Ein Kassenbuch muss alle rechtlichen Gesetze erfüllen. Zudem sind grundsätzliche Regeln der regulären Buchführung auch bei der Kassenbuchführung gültig.

Wichtiges zur Kassenbuch Pflicht

Wenn du deinen Jahresabschluss durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellst, bist Du nicht in der Plicht, ein Kassenbuch zu führen. Dasselbe gilt, wenn du alle Geschäfte bargeldlos abwickelst. Ein Beispiel für bargeldlose Zahlungen ist ein Onlinehop.

Falls Du mit der doppelten Buchführung arbeitest und somit eine Bilanz erstellen musst, bist du verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Der Vorteil eines gründlichen Kassenkontos ist ein strukturierter und ordentlicher Überblick zu Einnahmen und Ausgaben.

Vorteile einer Barzahlung

1. Vorteil einer Barzahlung: Direkte und schnelle Bezahlung vor Ort Ein Vorteil von Zahlungen durch Bargeld ist, dass die Bezahlung direkt vor Ort erfolgt. Das Geschäft läuft also schnell und direkt ab. Dadurch kannst du das erhaltene Geld direkt verwenden. Dein Kunde läuft weniger Gefahr, sich zu verschulden. Das bedeutet auch, dass Mahnungen oder lange Kreditlaufzeiten in der Regel nicht auftreten.

2. Vorteil einer Barzahlung: Einfache Zahlungsart Barzahlungen sind sehr einfach, zumal sich der Kunde keine PIN oder TAN Nummern merken muss. Auch ist bei Barzahlungen weder eine Registrierung noch eine Anmeldung in irgendeiner Form nötig.

Nachteile einer Barzahlung

1. Nachteil der Barzahlung: Käufe ohne Beleg schwer nachzuvollziehen Eine Barzahlung ohne Beleg ist nahezu unmöglich nachzuweisen. Für Unternehmen ist es ohne Belege und Quittungen schwer nachzuvollziehen, wie und welche Ausgaben mit Bargeld stattgefunden haben. Privatpersonen können hingegen ohne Quittung eine Rückerstattung nur schwer erhalten oder nur selten eine Reklamation ausführen.

2. Nachteil der Barzahlung: Illegale Geschäfte und Falschgeld Die Anonymität durch Barzahlungen bringt ein erhöhtes Risiko für kriminelle Geschäfte mit sich. Es gibt zudem auch heute noch Falschgeld, auch wenn Banknoten im Euroraum mittlerweile relativ fälschungssicher sind. Im Falle einer Zahlung mit Falschgeld besteht für Unternehmen oder Selbstständige das Risiko, auf den Kosten sitzen zu bleiben.

Bargeldlose Zahlungen als Alternative zum Bargeld

Auch wenn es heutzutage immer noch üblich ist, mit Bargeld zu zahlen, möchten wir dir eine Reihe von Möglichkeiten für digitale Bezahlungen aufzählen:

  • Online-Bezahlsysteme: Diese Zahlungsweise ist im E-Commerce verbreitet und eine vereinfachte Möglichkeit, Produkte oder Dienstleistungen im Internet zu kaufen.
  • PayPal
  • Kauf auf Rechung
  • Überweisungen
  • Zahlung mit Bankkarte oder mit der Kreditkarte
  • Zahlungen durch mobile Endgeräte mit Hilfe von Apple-Pay oder Android Pay

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