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Debitoor Buchhaltungslexikon
Auftragsbestätigung

Auftragsbestätigung – Was ist eine Auftragsbestätigung?

Du schreibst eine Auftragsbestätigung, wenn Kunden ein Angebot bestätigen und dir einen Auftrag für eine Lieferung oder Leistung erteilen. Auf englisch heißt Auftragsbestätigung „order confirmation‟.

Du möchtest Angebote schreiben und festhalten, wenn dein Kunde dir einen Auftrag erteilt hat? Im Rechnungsprogramm Debitoor ist das mit nur wenigen Klicks möglich.

Eine Auftragsbestätigung ist eine Willenserklärung, denn du erklärst dich dazu bereit, die bestellte Lieferung bzw. Leistung zu erbringen.

Muster für eine Auftragsbestätigung – Was gehört dazu?

Es gibt keine festgelegte Vorlage für eine Auftragsbestätigung. Folgende Elemente sind jedoch sinnvoll:

  • Titel: „Auftragsbestätigung“
  • Daten des Kunden (Name, Anschrift, etc.)
  • Firmendaten des Auftragnehmers
  • aktuelles Datum
  • Bezeichnung, Menge und Preis der Produkte/Leistungen
  • Liefer- oder Leistungsdatum und ggf. abweichende Lieferadresse
  • Zahlungsbedingungen
  • Gerichtsstand (d.h. das für den Auftragnehmer zuständige Gericht)
  • Eigentumsvorbehalt (d.h. ein Hinweis, dass die Ware erst nach kompletter Zahlung Eigentum des Kunden ist)

Da es keine formalen Regeln für den Inhalt gibt, muss auch nicht zwingend eine Unterschrift auf die Auftragsbestätigung. Möchtest du eine setzen, ist das natürlich völlig in Ordnung. Du kannst auch deinen Kunden bitten, sie zu unterschreiben, falls du sichergehen möchtest, dass er weiterhin einverstanden ist. Das ist aber auch nicht Pflicht.

Wann muss ich eine Auftragsbestätigung schreiben?

Du musst eine Auftragsbestätigung ausstellen, wenn du einem Kunden ein sogenanntes freibleibendes Angebot gemacht hast, er dieses bestätigt hat und du diesen Auftrag angenommen hast.

Bei einem freibleibenden Angebot sind die Angaben (Mengen, Preise, etc.) unverbindlich. Wenn du dir also nicht sicher bist, dass du das Angebot zu einem späteren Zeitpunkt auch genau so erfüllen kannst, solltest du es schriftlich als freibleibend kennzeichnen.

In anderen Fällen ist die Auftragsbestätigung nicht erforderlich. Sie kann aber dennoch sinnvoll sein, z.B. wenn ein Neukunde zum ersten Mal bei dir bestellt. Denn die Auftragsbestätigung hat den Vorteil, dass sie eure Vereinbarung klar zusammenfasst und schriftlich festhält. So können Missverständnisse vermieden werden.

Ist eine Auftragsbestätigung bindend?

Eine Auftragsbestätigung ist nicht automatisch verpflichtend. Ein unehrlicher Unternehmer könnte beispielsweise nicht einfach einem Kunden – ohne dass dieser ausdrücklich ein Angebot angenommen hat oder eine Bestellung getätigt hat – eine Auftragsbestätigung schicken und so einen Kaufvertrag erzwingen.

Ein Kaufvertrag entsteht dann, wenn sowohl Kunde als auch Auftragnehmer eine Willenserklärung gemacht haben. Der Kunde tut das beispielsweise durch die Annahme eines Angebots oder durch das Tätigen einer Bestellung. Der Auftragnehmer tut es z.B. durch eine Auftragsbestätigung.

Das bedeutet: Nur wenn der Auftragsbestätigung die Annahme des Angebots oder eine Bestellung vorausgeht, ist diese binden.

Hinweis: Gibt es zwischen dem ursprünglichen Angebot und der Auftragsbestätigung Abweichungen, gilt die Auftragsbestätigung als neues Angebot. Der Kunde muss dann erst ausdrücklich dem neuen Angebot zustimmen, bevor die Auftragsbestätigung bindend ist. In solchen Fällen darf der Kunde also die Auftragsbestätigung widerrufen.

Der Text in einer Auftragsbestätigung – Welche Formulierungen sind möglich?

Um einen guten Eindruck bei deinen Kunden zu machen, möchtest du natürlich die passenden Formulierungen für deine Auftragsbestätigung finden. Hier sind einige Beispiele:

Einleitung:

  • „Vielen Dank für Ihren Auftrag vom XX.XX.XXXX.‟
  • „Hiermit bestätige ich den Eingang Ihrer Bestellung.‟
  • „Ich freue mich über Ihren Auftrag vom XX.XX.XXXX‟

Organisatorische Informationen:

  • „Wie telefonisch besprochen, wird die Ware mit Sendungsverfolgung verschickt.‟
  • „Die Bearbeitung Ihrer Bestellung werde ich bis spätestens XX.XX.XXXX abschließen.‟
  • „Voraussichtlicher Liefertermin ist der XX.XX.XXXX‟

Grußformel:

  • „Vielen Dank für Ihr Vertrauen!
  • „Ich freue mich auf unsere Zusammenarbeit!‟
  • „Bei Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.‟

Wichtig ist dabei natürlich nicht die genaue Formulierung, sondern, dass dein Kunde alle relevanten Informationen erhält und dich als freundlich und zuvorkommend erlebt.