Debitoor Lexikon

Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

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Abschlagszahlung - Was ist eine Abschlagszahlung?

Der Begriff Abschlagszahlung oder „Akontozahlung‟ bezeichnet eine Teilzahlung, die man beim Kauf eines Produktes oder einer Dienstleistung an den Händler oder Leistungsanbieter tätigt

Die Rechnungsvorlagen in Debitoor eignen sich übrigens problemlos für das Erstellen von Abschlagsrechnungen. Diese können dabei über das Hinweisfeld als solche ausgewiesen werden.

Der Begriff Abschlagszahlung oder „Akontozahlung‟ bezeichnet eine Teilzahlung, die man beim Kauf eines Produktes oder einer Dienstleistung an den Händler oder Leistungsanbieter tätigt.

Die Rechnungsvorlagen in Debitoor eignen sich übrigens problemlos für das Erstellen von Abschlagsrechnungen. Diese können dabei über das Hinweisfeld als solche ausgewiesen werden.

Hinweis: Nicht zu verwechseln ist die Abschlagszahlung mit der „Anzahlung‟. Letztere wird vor dem Erbringen einer Leistung getätigt, z. B. zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses. Die Abschlagszahlung findet dagegen erst dann statt, wenn eine Teilleistung erbracht wurde.

In welchen Fällen sind Abschlagszahlungen üblich?

Im Normalfall wird eine Zahlung erst nach vollständiger Leistungserbringung oder nach Abschluss der Lieferung fällig. In Wirklichkeit gibt es jedoch bestimmte Fälle, in denen oft Abschlagszahlungen verlangt werden.

Gängig sind Abschlagszahlungen vor allem bei Leistungen, die über einen längeren Zeitraum stattfinden, wie z.B. bei der Stromversorgung, bei der man übers Jahr hinweg Teilrechnungen erhält, oder in der Bauindustrie. Lässt man ein Gebäude bauen, so verlangt der Bauunternehmer oft, nachdem er einen Teil des Gebäudes fertiggestellt hat, eine Teilzahlung dafür.

Welche Vorteile hat eine Abschlagszahlung?

Anhand der Abschlagsrechnung kann der Auftraggeber den Stand und den bisherigen Fortschritt des Auftrags nachvollziehen. Außerdem muss dieser nicht auf einen Schlag eine hohe Summe zahlen. (Beispiel Stromversorgung: Die Verbraucher sind hier in der Regel ganz froh, dass sie nicht die gesamten Kosten auf einen Schlag zahlen müssen.)

Dem Auftragnehmer bringen Abschlagszahlungen Liquidität. Das ermöglicht einem Bauunternehmen beispielsweise, Baumaterialien für die weitere Umsetzung des Auftrags zu beschaffen. Vor allem für Start-Ups und Kleinunternehmer kann eine fehlende Liquidität außerdem das Bestehen des Unternehmens gefährden, weshalb Abschlagszahlungen auf jeden Fall eine Überlegung wert sind.

Weiterhin sichert man sich durch Abschlagszahlungen für den Fall ab, dass der Auftraggeber am Ende die endgültige Rechnung nicht bezahlt oder gar insolvent wird.

Wann kann ich eine Abschlagszahlung verlangen und in welcher Höhe?

Grundsätzlich hat man als Auftragnehmer das Recht, eine Abschlagszahlung anzufordern - selbst, wenn dies nicht im Vorfeld mit dem Kunden abgesprochen wurde. Zum einen empfiehlt sich jedoch eine Absprache mit dem Kunden, da dies den Geschäftsbeziehungen zuträglich ist.

Zum anderen gibt es bestimmte Vorgaben, die man beachten muss. Im Handwerk gilt hier das Werkvertragsrecht, bei dem es auf den Erfolg der Leistung ankommt. Das bedeutet, dass die erbrachte Teilleistung im Wesentlichen keine Mängel aufweisen darf und dass diese für den Auftraggeber einen bestimmten Wert haben muss. Nur dann hat der Auftragnehmer das Recht, eine Abschlagszahlung zu verlangen.

Die Höhe der Abschlagszahlung wird üblicherweise mit dem Kunden gemeinsam vereinbart. Im Bauwesen ist jedoch gesetzlich festgelegt, dass die Höhe der Zahlung dem Wert der erbrachten Leistung entsprechen muss.

Was muss beim Rechnung schreiben beachtet werden?

Auf der Abschlagsrechnung müssen die üblichen Pflichtangaben enthalten sein. Zusätzlich muss diese klar und deutlich als Abschlagsrechnung gekennzeichnet sein. Bei der abschließenden Schlussrechnung, die auch keinesfalls fehlen darf, müssen außerdem alle Abschlagszahlungen aufgelistet werden, die im Vorfeld stattgefunden haben.

Abschlagsrechnung oder Teilrechnung - Wo liegt der Unterschied?

Bei einer Teilrechnung - oder genauer gesagt einer „Teilschlussrechnung‟ - wird eine oder werden mehrere vollständig fertiggestellte Teilleistungen in Rechnung gestellt. Diese müssen dann auch klar auf der Rechnung ausgewiesen werden. Renoviert man beispielsweise das Bürogebäude eines Unternehmens, kann man für die Vollendung des Erdgeschosses eine Teilrechnung ausstellen.

Bei einer Abschlagsrechnung wurde dagegen noch keine Teilleistung komplett erbracht. Es existiert also kein fertiggestelltes Produkt, weshalb man einen pauschalen Betrag oder einen Anteil des Gesamtbetrags (z.B. 25%) verlangt. Hier wird auf der Rechnung daher auch nicht klar aufgeführt, was denn schon geleistet wurde und was nicht. Hat man z.B. einen Übersetzungsauftrag für einen Roman angenommen, dessen Fertigstellung sich über ein halbes Jahr erstreckt, so kann man hier vereinbaren, dass jeden Monat eine Abschlagszahlung von 10% fällig ist.

Wichtig ist dieser Unterschied vor allem auch für das Abführen der Mehrwertsteuer, also für die Umsatzsteuervoranmeldung: Bei Teil- und Schlussrechnungen muss die Mwst vor Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem die Leistung erbracht wurde, ans Finanzamt abgeführt werden. Bei einer Abschlagsrechnung hingegen ist die Umsatzsteuer schon zu Ablauf des Voranmeldungszeitraumes fällig, in dem die Teilzahlung erhalten wurde.