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Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Wie schreibe ich ein Berichtigungsdokument?

Fehler passieren, und am besten, man räumt sie schnellstmöglich aus dem Weg. Bei fehlerhaften Rechnungen funktioniert das ganz einfach mit einem simplen Berichtigungsdokument.


Berichtigungsdokument: Was ist das?

Ein Berichtigungsdokument steht an, wenn du dich bei einer Rechnung vertan hast, also beispielsweise den falschen Steuersatz angegeben oder eine der notwendigen Pflichtangaben vergessen hast. Auch wenn du einem Kunden nachträglich einen Rabatt gewähren willst, ist das Berichtigungsdokument das Mittel der Wahl.

Das Dokument muss von dir als Rechnungssteller geschrieben und von deinem Kunden zusammen mit der Originalrechnung abgelegt werden.

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Einfach eine neue Rechnung schreiben?

Das ist ebenfalls eine Option. In diesem Fall sollte die erste Rechnung storniert werden, damit sie ihre Gültigkeit verliert. Sonst besteht die Gefahr, dass ein Kunde, der Böses im Sinn hat, die Rechnung dazu benutzt, beim Finanzamt Vorsteuer zu ergaunern.

Richtig berichtigen – so geht’s

Ob du das Berichtigungsdokument mit der Hand schreibst, am Rechner erstellst oder auf einer Schreibmaschine tippst, spielt keine Rolle. Wichtig ist vor allem, dass es sich eindeutig der fehlerhaften Rechnung zuordnen lässt. Das Berichtigungsschreiben sollte mindestens folgende Angaben beinhalten:

  1. Absendernennung des Rechnungsstellers
  2. Richtigstellung des Fehlers
  3. Verweis auf die Rechnungsnummer der Originalrechnung
  4. Verweis auf das Rechnungsdatum der Originalrechnung

Wenn der Fehler bei der Nummer oder beim Datum liegt, solltest du dies im Berichtigungsdokument möglichst genau erklären. Ansonsten gibt es keine formalen Anforderungen an das Dokument – eine knappe Übersicht im Telegrammstil wird ebenso akzeptiert wie ein ausführlicher Brief.

Solltest du einem Kunden mehrere falsche Rechnungen geschickt haben, kannst du die Berichtigungen in einem einzigen Berichtigungsdokument zusammenfassen. Hier gilt es aber besonders gut aufzupassen, dass die Korrekturen eindeutig den jeweiligen Rechnungen zugeordnet werden können.

Plan B für alle Schreibfaulen

Es gibt eine Möglichkeit, sich vor dem Erstellen eines Berichtigungsdokumentes bzw. dem Ausstellen einer neuen Rechnung zu drücken. Wenn du gerade bei deinem Kunden bist, kann er den Fehler auf der Rechnung handschriftlich korrigieren, also z. B. eine fehlende Steuernummer ergänzen. Diese Korrektur musst du dann mit deiner Unterschrift auf der Originalrechnung bestätigen. Vergiss nicht, eine Kopie der korrigierten Fassung zu deinen Unterlagen zu nehmen.

Schon gewusst?
Damit Fehler bei der Rechnungserstellung gar nicht erst passieren, eignet sich eine clevere Rechnungssoftware wie die von Debitoor. Hier werden definitiv alle gesetzlichen Pflichtangaben abgefragt, Steuerbeträge automatisch ausgerechnet und einmal eingegebene Daten mit einem Klick korrekt übernommen.

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