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Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Wie kontrolliere ich Eingangsrechnungen?

Wie heißt es so schön? Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Mach es dir zur Gewohnheit, jede Eingangsrechnung kurz durchzugehen, bevor du sie bezahlst.


Die 10-Punkte-Rechnungscheckliste

  1. Sind Name und Anschrift des Rechnungsstellers vollständig?
  2. Sind Name und Anschrift deines Unternehmens vollständig?
  3. Steht das Ausstelldatum auf der Rechnung?
  4. Steht die Steuernummer oder alternativ die Umsatzsteuer-ID des Ausstellers auf der Rechnung?
  5. Hat die Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer?
  6. Sind die Waren bzw. Leistungen (Menge und Art) korrekt und präzise beschrieben?
  7. Steht der richtige Lieferzeitraum auf der Rechnung?
  8. Stimmt das Entgelt?
  9. Sind eventuell vereinbarte Rabatte berücksichtigt?
  10. Stehen der richtige Umsatzsteuersatz und der entsprechend richtige Steuerbetrag auf der Rechnung?

Wenn du alle Fragen mit Ja beantworten kannst, hast du mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit eine korrekte Eingangsrechnung vor dir, die du guten Gewissens begleichen und verbuchen kannst. Ein wenig anders ist die Situation ausschließlich bei Kleinbetragsrechnungen – hier genügen auch weniger ausführliche Rechnungen.

Unstimmigkeiten bei der Rechnung entdeckt?

Dir sind beim Durchgehen der Checkliste Unstimmigkeiten aufgefallen? Informiere den Rechnungssteller und fordere eine korrigierte Rechnung an. Wenn du eine falsch ausgestellte Rechnung bezahlst, kann dich das eine schöne Stange Geld kosten. Denn damit bringst du dich um die Möglichkeit, die Vorsteuer geltend zu machen und die Rechnung als Betriebsausgabe abzusetzen.

Nur kleinere Tippfehler müssen nicht korrigiert werden, sofern die Pflichtangaben dennoch eindeutig und richtig sind. Ein solcher Mini-Fehler wäre z. B. ein Buchstabendreher in deinem Vornamen. Hier besteht kein Handlungsbedarf, sofern du noch eindeutig als Rechnungsempfänger erkennbar bist.

Alles unter Kontrolle – auch als Finanz-Laie

Um eine Eingangsrechnung auf ihre inhaltliche und formale Richtigkeit zu überprüfen, brauchst du kein BWL-Studium und keine Ausbildung zum Finanzbuchhalter. Es genügt, die Rechnung mit wachem Geist und kritischem Auge genau durchzulesen.

Schon gewusst?
Wenn dir ein Dienstleister oder ein Lieferant vor einem Auftrag ein schriftliches Angebot macht, solltest du es in jedem Fall gut aufheben. Es hilft dir dabei, später die Leistungen und Summen auf der Rechnung zu überprüfen. Rechnung und Angebot müssen übereinstimmen, solange nicht weniger oder mehr geleistet bzw. geliefert wurde als vereinbart.

Im Rechnungsprogramm Debitoor kannst du deine Rechnungen ganz einfach nach einer Rechnungsvorlage erstellen.


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