Debitoor Gründerlounge

Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Wie kann ich eine Rechnung beanstanden?

Vom Umtausch ausgeschlossen? Für Rechnungen gilt das nicht! Laut § 14 UStG ist jeder Rechnungssteller verpflichtet, eine gültige und richtige Rechnung auszustellen. Und dieses Recht solltest du einfordern – gegebenenfalls mit einer Beanstandung.


Richtig reklamieren mit den „Fünf S“

Beim Durchsehen einer Rechnung beschleicht dich ein ungutes Gefühl. Dieses Gefühl wird durch das Überprüfen der Rechnung mit der Rechnungscheckliste leider bestätigt.

de-faq-fehlerhafte-rechnung-29-08-2014 (1)_0.png

Kein Zweifel: Du hast eine fehlerhafte Rechnung vor dir. Nun liegt es an dir, diese Rechnung beim Absender zu beanstanden. Was du dabei beachten musst, sind die „Fünf S der Rechnungsreklamation“:

  1. Sicher reklamieren
  2. Schnell reklamieren
  3. Schriftlich reklamieren
  4. Sorgfältig reklamieren
  5. Sympathisch reklamieren

1. Sicher reklamieren

Wenn eine Rechnung unvollständig oder fehlerhaft ist, solltest du sie in jedem Fall beanstanden. Sonst bringst du dich selbst um die Vorsteuer und kannst die Rechnung auch nicht als Betriebsausgabe absetzen. Ausnahme: Offensichtliche Tippfehler sind okay, solange die gesetzlichen Pflichtangaben trotzdem eindeutig sind.

2. Schnell reklamieren

Bei inkorrekten Rechnungen ist eine zügige Reaktion gefragt. Zwar bist du nicht verpflichtet, eine fehlerhafte Rechnung zu begleichen. Aber Funkstille deinerseits erweckt den Eindruck, dass du die Rechnung akzeptierst, und eh du dich versiehst, kommt auch schon die erste Mahnung ins Haus geflattert. Und dann wird die Sache kompliziert. Also: Zeitnah Widerspruch einlegen!

3. Schriftlich reklamieren

Klar kannst du einen Lieferanten oder Dienstleister auch persönlich oder am Telefon auf seinen Fehler aufmerksam machen. Manchmal ist das tatsächlich die bessere, weil schnellere Lösung. Mit einer schriftlichen Beschwerde, z.B. postalisch per Einschreiben mit Rückschein, fährst du allerdings sicherer. Damit kannst du deinen Widerspruch im Streitfall nachweisen. Gerade bei Rechnungen von Großunternehmen solltest du daher immer den schriftlichen Weg wählen.

4. Sorgfältig reklamieren

Erkläre dem Rechnungssteller ganz genau, was an seiner Rechnung nicht stimmt. Je präziser du dabei bist, desto besser. Es gibt zwar keine formalen Vorgaben für einen Einspruch, aber es sollte zumindest erkennbar sein, welche Rechnungsposten fehlerhaft sind und warum du die Rechnung demnach nicht akzeptieren kannst.

5. Sympathisch reklamieren

Klar: Der Rechnungssteller macht den Fehler und verursacht dir dadurch zusätzlichen Aufwand. Das ist unschön. Dennoch solltest du bei deiner Beschwerde stets freundlich und höflich bleiben. Das führt meist schneller zum Erfolg, da es die Hilfsbereitschaft des Gegenübers weckt. Eine Reklamation ist noch kein Streit. Und eine gute Gelegenheit, sich in der Kunst der Diplomatie zu üben.

Schon gewusst?
Auch wenn du verärgert bist: Eine fehlerhafte Rechnung solltest du aufbewahren. Möglicherweise erhältst du nämlich keine neue, sondern lediglich ein korrigierendes Berichtigungsdokument, das du dann zusammen mit der Originalrechnung zu deinen Unterlagen nehmen musst.

Mit dem einfachen Rechnungsprogramm Debitoor bist du auf der sicheren Seite. Du kannst Rechnungen in unter einer Minute erstellen - autmatisch korrekt mit allen nötigen Angaben.


Ähnliche Fragen

Was tun, wenn ich eine fehlerhafte Rechnung verschickt habe

Wie schreibe ich ein Berichtigungsdokument?

Wie erstelle ich eine Gutschrift?

Was muss auf einer Rechnung stehen?