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Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Wie erstelle ich eine Rechnung mit Word

Du hast dich gerade selbstständig gemacht und möchtest deine erste Rechnung mit Word erstellen? Wie du nicht nur eine Rechnung erstellst, sondern gleich auch eine Word-Vorlage bastelst, die du jedes Mal wieder verwenden kannst, erklären wir dir hier – mit drei schnellen Schritten zum Ziel.


Schritt 1: Erkundige dich, was auf deiner Rechnung stehen muss

Bevor du eine Rechnung erstellst, solltest du wissen, was auf einer Rechnung stehen muss, damit diese überhaupt rechtlich gültig ist. Das kannst du ganz einfach in unserem Artikel „Was muss auf einer Rechnung stehen“ nachlesen.

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Kurz und knapp sollten die folgenden Punkte nicht fehlen:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers (dein Kunde)
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (dein Unternehmen)
  • Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Die Steuernummer deiner Kunden, bzw. für europäische Kunden deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Das Ausstellungsdatum (wann wurde die Rechnung geschrieben?)
  • Eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art sonstiger Leistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge, sowie die darauf entfallenden Steuer-Beträge

Schritt 2: Wähle ein Design für deine Rechnung

Eine schön designte Rechnung kann zu deiner zweiten Visitenkarte werden. Deshalb lohnt es sich, darüber nachzudenken, wie die Rechnung am Ende aussehen soll.

Vielleicht möchtest du ein bestimmtes Briefpapier oder ein Hintergrundbild für deine Rechnungsvorlage wählen und du musst die Textblöcke entsprechend ausrichten? Wo kommt dein Logo am besten zur Geltung? Möchtest du eine Kopf- oder Fußzeile einfügen? Diese Fragen solltest du geklärt haben, damit du weißt, wie du den Text am besten anordnest.

Unser Tipp: Bediene dich bei den bereits vorhandenen kostenlosen Word-Vorlagen. Wenn du beispielsweise in der Word-Version 2013 ein neues Dokument öffnest, werden dir automatisch Vorlagen angezeigt. Wenn du nun im Suchfeld „Rechnung“ eingibst, werden dir eine Menge unterschiedlicher Rechnungsvorlagen angeboten, aus denen du direkt wählen kannst.

Kostenlose Rechnungsvorlage von Debitoor

Wusstest du, dass wir von Debitoor auch eine kostenlose Rechnungsvorlage für Word auf unserer Website zur Verfügung stellen?

Wer nicht auf eine Designvorlage zurückgreifen möchte, dem empfehlen wir mit einfachen Textbausteinen, Kopf- und Fußzeile und einer Tabelle für die Rechnungsposten zu arbeiten.

Schritt 3: Fülle deine Rechnungsvorlage aus

Ein einfacher Trick gleich vorneweg: Du kannst jedes erstellte Word-Dokument als Vorlage speichern. Dazu wählst du beim Speichern einfach den Typ „Word-Vorlage“ aus. Danach kannst du die Vorlage jedes Mal wieder auswählen.

Beim Ausfüllen deiner Vorlage solltest du in jedem Fall nochmal überprüfen, ob du auch keine Informationen vergessen hast.

Und speichern nicht vergessen.

Welches Format?

Wenn du deine Rechnung dann fertig hast und sicher bist, an alles gedacht zu haben, stellt sich noch die Frage, in welchem Format du die Rechnung speicherst und verschickst.

Auf jeden Fall als PDF

Unser Tipp: Heute ist es mehr und mehr üblich Rechnungen nur noch per e-Mail zu verschicken. Allerdings sollte in diesem Fall die Rechnung unbedingt als PDF-Datei gespeichert werden. Damit bist du auf der sicheren Seite, falls der Empfänger eine ältere Word-Version benutzt und noch viel wichtiger: Der Inhalt der Rechnung kann nicht mehr verändert werden.

Wer Rechnungen noch per Post versenden möchte, dem empfehlen wir, einen Probedruck zu machen. Damit stellst du sicher, dass die Rechnung am Ende auch so aussieht, wie du es dir vorstellst.

Schon gewusst?
Wir sind davon überzeugt, dass es viel mehr Spaß macht, Rechnungen mit dem einfachen Rechnungsprogramm Debitoor zu schreiben. Pro und Contra findest Du in unserem Vergleich Word und Excel versus Debitoor.

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