Debitoor Gründerlounge

Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Welche Zahlungsfristen kann ich auf einer Rechnung angeben?

Über die Vereinbarung von Zahlungsfristen kannst du deine Zahlungseingänge steuern und ausstehende Rechnungen nachverfolgen.

Zahlungsfristen auf der Rechnung sind daher für dein Unternehmen überlebenswichtig. Wir zeigen dir, wie du richtig damit umgehst.


Zahlungfrist: was schreibe ich auf die Rechnung?

Eine Zahlungsfrist bzw. ein Zahlungsziel gehört zu den Zahlungsbedingungen, die du auf einer Rechnung angibst.

Du kannst entweder die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen für deine Rechnung nutzen, oder mit deinen Kunden individuelle Fristen vereinbaren.

In jedem Fall solltest du stets ein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung angeben, so dass du den Überblick über ausstehende Zahlungen behältst und bei überfälligen Rechnungen direkt handeln kannst.

Außerdem ist so auch deinem Kunden unmissverständlich klar, bis wann er die Rechnung bezahlen muss, und wann er in Zahlungsverzug gerät.

Zahlungsfrist im Briefkopf einer Rechnung

Im Rechnungsprogramm Debitoor speicherst du einfach zu jedem Kunden die jeweils vereinbarte Zahlungsfrist. So kannst du individuelle Regelungen treffen ohne im Fristenchaos zu versinken.

Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor hilft dir außerdem, den Überblick über fällige Rechnungen zu bewahren und bei Bedarf auch gleich eine Zahlungserinnerung oder Mahnung zu senden.

Zahlungsfristen von Rechnungen: Übersicht von Zahlungszielen und überfälligen Rechnungen im Rechnungsprogramm

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Die gesetzliche Zahlungsfrist für Rechnungen

Wer kein Zahlungsziel mit seinen Kunden vereinbart, für den gelten die gesetzlich festgelegten Zahlungsziele. In Deutschland regelt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) die Zahlungsfristen.

Grundsätzlich gilt: Rechnungen sind immer sofort fällig.

Allerdings hat der Gesetzesgeber deinem Kunden 30 Tage Zeit eingeräumt, die Rechnung nach Fälligkeit zu bezahlen. Erst wenn diese 30 Tage verstrichen sind, ist dein Kunde im Zahlungsverzug.

Unser Tipp: Diese Regelung gilt nur bei einer Rechnung an andere Unternehmen automatisch. Ist dein Kunde eine Privatperson, musst du auf der Rechnung auf die Zahlungsfrist von 30 Tagen hinweisen.

Individuelle Zahlungsfrist für die Rechnung vereinbaren

Wenn dir die gesetzliche Frist von 30 Tagen zu kurz oder zu lang ist, kannst du mit deinem Kunden eine individuelle Zahlungsfrist vereinbaren.

Du hast bestimmt schon Rechnungen gesehen mit Hinweisen wie: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ oder „Jetzt kaufen, in 6 Monaten bezahlen“. So kannst du deinem Kunden entgegenkommen oder aber dein Geld früher einfordern.

Wichtig: Eine „Vereinbarung“ ist nicht getroffen, wenn du einfach ein beliebiges Zahlungsdatum auf die Rechnung schreibst. Um eine von den gesetzlichen Regelungen abweichende Zahlungsfrist festzulegen, musst du diese vertraglich mit deinem Kunden vereinbaren.

Dies gilt allerdings nur bei Zahlungsfristen, die kürzer als die gesetzlich festgelegten 30 Tages sind. Räumst du deinem Kunden dagegen ein längeres Zahlungsziel ein, kommst du ihm entgegen und darfst dies einfach auf die rechnung schreiben.

Ab wann gilt die Zahlungsfrist?

Eine Zahlungsfrist bzw. ein Zahlungsziel gilt ab Erhalt der Rechnung. Wenn du eine Rechnung per Post verschickst, lässt sich dies natürlich nicht exakt verfolgen. Es wird üblicherweise eine Zustelldauer von maximal drei Werktagen angenommen.

Rechnungen online versenden erspart dir dieses Problem. Du kannst zum Beispiel eine Email senden und eine Lesebstätigung anfordern. Auf deinen Kunden kann dies allerding eventuell unangenehm oder misstrauisch wirken.

Am einfachsten und komfortabelsten für dich und deinen Kunden ist es, wenn du deine Rechnung mit einem Rechnungsprogramm verschickst.

Gültigkeit der Zahlungsfrist: Eingang der Rechnung beim Kunden

Eine Software wie Debitoor benachrichtigt dich auf Wunsch per Push-Nachricht, sobald dein Kunde die Rechnung geöffnet hat. Im Verlauf jeder Rechnung kannst du jederzeit übersichtlich verfolgen, wann die Rechnung gesendet, angesehen und bezahlt wurde.

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Was, wenn ich keine Zahlungsfrist auf der Rechnung angebe?

Manche Unternehmer verzichten darauf, eine Zahlungsfrist auf der Rechnung anzugeben - z.B. weil sie es als unhöflich empfinden. Dann gilt generell das gesetzliche Zahlungsziel von 30 Tagen.

Dennoch ist es nicht empfehlen, keine Zahlungsfrist anzugeben. Du verzichtest auf die Option, dem Kunden klar zu kommunizieren, wann die Zahlung erfolgen muss - sei es zu einer individuell vereinbarten Frist oder die gesetzlich geregelten 30 Tage.

Auch eine Mahnung bei nicht erfolgter Zahlung kann dann beim Kunden zunächst auf Unverständnis stoßen.

Was passiert, wenn die Zahlungsfrist verstreicht?

Gerade für kleine Unternehmen ist es sehr wichtig, ausstehende Rechnungen im Auge zu behalten und Zahlungen nach Zahlungsverzug zeitnah einzufordern.

Wir empfehlen dir, deinem in Zahlungsverzug geratenen Kunden erst mal eine freundliche Zahlungserinnerung oder Mahnung zu schicken. Schließlich kann es immer passieren, dass eine Rechnung übersehen wird oder bei der Buchhaltung durchrutscht.

Allerdings ist es gut im Kopf zu behalten, dass eine nicht gezahlte Lieferantenrechnung ein billiger Kredit für deinen Kunden ist. Da du die Kosten trägst, solltest du dein Geld zwar mit Fingerspitzengefühl, aber auch mit Entschlossenheit einfordern.

Übrigens kannst du im Rechnungsprogramm Debitoor ganz einfach sehen, wenn eine Rechnung überfällig ist - und diese direkt in eine Zahlungserinnerung oder Mahnung umwandeln. So vergisst du keine ausstehende Zahlung mehr.

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