Was muss auf einer Rechnung stehen?

Für jeden Gründer und Freelancer dürfte das Schreiben der ersten Rechnung ein besonderer Moment sein. Aber neben der Freude über die Aussicht auf den ersten Zahlungseingang, stellen sich viele auch die Frage, wie so eine Rechnung eigentlich aussehen muss, um rechtlich gültig zu sein.

Damit du schnell an dein Geld kommst und auch die Kontrolle über die eingehenden Rechnungen behältst, erklären wir dir hier, was du auf deine Rechnung schreiben musst.

Was muss laut Gesetz auf deine Rechnungen?

Tatsächlich legt das Umsatzsteuergesetz in Deutschland genau fest, was eine gültige Rechnung enthalten muss:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (dein Unternehmen)
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (dein Kunde)
• Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Bei Kunden aus dem EU-Ausland deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Ausstellungsdatum (wann wurde die Rechnung geschrieben?)
• Eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art sonstiger Leistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Der Nettobetrag, sowie der darauf entfallende Steuerbetrag, der Steuersatz und der Bruttobetrag

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Sinnvolle freiwillige Angaben auf deiner Rechnung

Auch wenn das keine festgeschriebene Anforderung ist, lohnt es sich eine Rechnung immer auch „Rechnung“ zu nennen. So vermeidest du Missverständnisse und grenzt Rechnungen klar von Lieferscheinen, Angeboten und Aufträgen ab.

Die Angabe persönlicher Kontaktdaten wie die Telefonnummer oder E-Mailadresse erleichtert es deinen Kunden dich zu kontaktieren, sollten sie noch Fragen zu der erhaltenen Rechnung haben.

Zahlungsfrist und Angaben zur Bankverbindung

Zwar sind Rechnungen ohne weitere Angaben normalerweise sofort fällig, aber damit du nicht zu lange auf dein Geld warten musst, empfiehlt es sich auf der Rechnung die Zahlungsfristen auszuweisen. Vor allem wenn es sich um Privatpersonen handelt, sollten diese darauf hingewiesen werden, dass standardmäßig laut BGB 30 Tage nach Fälligkeit oder Zugang einer Rechnung ein Zahlungsverzug eintritt.

Und damit das Geld auch wirklich ankommt, sollte die Bankverbindung oder die notwendigen Informationen zu anderen bargeldlosen Kanälen angegeben werden.

Warum die ganzen Vorschriften?

Auch wenn das alles ganz schön umständlich klingt, aber die rechtlichen Anforderungen an eine Rechnung machen durchaus Sinn.

Die Angaben helfen nicht nur deine Umsatzsteuer-Rückerstattung zu sichern, sondern auch deinen Kunden, die Rechnungen zu verstehen. Außerdem kann das Finanzamt so schnell sehen, ob alles mit rechten Dingen zugegangen ist.

Wenn du dich also an die Anforderungen hältst, machst du dein Leben einfacher – wer will schon Ärger mit dem Finanzamt – und deine Kunden werden es dir danken. Damit du nicht jedes Mal neu überlegen musst, ob du an alles gedacht hast, empfehlen wir dir mit Rechnungsvorlagen zu arbeiten.

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