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Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Kann ich Rechnungen per E-Mail verschicken?

Du verschickst deine Rechnungen noch per Post und bist es Leid jedes Mal den Drucker anzumachen, die Rechnung einzutüten und zum Postkasten zu tragen.

Schlimmer noch, jedes Mal wenn du dafür eine Briefmarke brauchst musst Du dir in der langen Schlange bei der Post die Beine in den Bauch stehen? Wir ersparen dir das in Zukunft: Ja, du kannst Rechnungen per E-Mail verschicken und es ist so einfach.


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Eine Rechnung per E-Mail ist rechtlich gültig.

Es gibt immer wieder Kunden, die nur Papierrechnungen akzeptieren. Aber elektronische Rechnungen, zu denen auch per E-Mail verschickte Rechnungen zählen, sind auf dem Vormarsch und rechtlich gültig - auch ohne digitale Signatur.

Natürlich muss eine elektronische Rechnung dieselben Anforderungen wie eine Papierrechnung erfüllen und den gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen entsprechen.

Der Gesetzesgeber hat es in letzter Zeit sogar einfacher gemacht eine Rechnung per E-Mail zu verschicken. Eine elektronische Rechnung braucht z.B. inzwischen keine Signatur mehr um rechtsgültig zu sein.

Wie verschicke ich eine Rechnung per e-Mail

Alles schön und gut, aber wie verschicke ich den nun am besten eine Rechnung per e-Mail?

Wenn Du deine Rechnung mit Word oder Excel erstellt hast, empfehlen wir dir das Dokument als PDF-Datei zu speichern. So kann die Rechnung nicht mehr nachträglich verändert werden. Anschließend kannst Du dem Kunden eine E-Mail schreiben und die Rechnung als Anhang mitschicken.

Noch einfacher wird das Ganze wenn Du eine Rechnungssoftware benutzt, die deine Rechnungen direkt per e-Mail aus dem Programm heraus verschickt. In Debitoor musst Du dazu nach dem Erstellen der Rechnung nur auf „senden“ klicken und die e-Mail-Adresse deines Kunden eingeben.

Unser Tipp: Wenn Du deine Rechnung über Debitoor per e-Mail verschickst, kannst Du außerdem wählen, ob die Rechnung direkt als Anhang im PDF-Format gesendet wird. Alternativ wird deinem Kunden ein Link angezeigt, über den er sich die Rechnung anzeigen lassen und als PDF herunterladen kann.

Warum Rechnung per e-Mail schicken?

Diese Frage ist für uns leicht beantwortet: Wer Rechnungen per e-Mail verschickt spart Zeit und Geld.

Für jede per E-Mail verschickte Rechnung entfallen die Kosten für Papier, Druck, Umschlag und Porto. Außerdem entfällt natürlich auch der Aufwand die Rechnung zu drucken, zu frankieren und zur Post zu bringen.

Ein schöner Nebeneffekt ist dass dein Kunde die Rechnung sofort erhält. Damit hast du auch gute Aussichten schnellstmöglich dein Geld zu erhalten. Gerade in Zeiten in denen Mobilität eine immer größere Rolle spielt, kann es auch für deinen Kunden ein echter Vorteil sein, Rechnungen per E-Mail überall empfangen zu können.

Schon gewusst?
Rechnungen per e-Mail zu verschicken ist besonders unkompliziert mit einer Rechnungssoftware. Probier doch mal das einfache Rechnungsprogramm Debitoor.

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