Debitoor Gründerlounge

Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Kann eine Gutschrift eine Rechnung ersetzen?

Einfache Frage, einfache Antwort: Ja, eine Gutschrift kann eine Rechnung ersetzen, und zwar branchenunabhängig. Dies ist im Umsatzsteuergesetz eindeutig geregelt.


Das Gutschriftverfahren: Rollentausch bei der Rechnungsstellung

Genau wie mit einer Rechnung kann eine Leistung bzw. eine Lieferung auch mit einer Gutschrift abgerechnet werden. Der wichtigste Unterschied dabei: Nicht du als Unternehmer schreibst die Rechnung, sondern der Kunde als Leistungsempfänger erstellt einen Abrechnungsbeleg – eben eine Gutschrift.

de-faq-gutschrift-28-08-2014.png

Das Finanzamt akzeptiert eine Abrechnungsgutschrift anstelle einer Rechnung ohne Probleme. Genau wie bei einer Rechnung musst du auch bei einer Gutschrift Umsatzsteuer bezahlen, es sei denn, du agierst als Kleinunternehmer.

Die Gutschrift kann ihre Wirkung als Rechnungsersatz verlieren, wenn du ihr widersprichst. Das solltest du bei Unstimmigkeiten auch tun, wenn z.B. Angaben fehlen. Sonst hast du das Nachsehen.

Voraussetzungen für das Gutschriftverfahren

Wichtig ist, dass die Abrechnung per Gutschrift im Vorhinein zwischen Kunde und Empfänger fest vereinbart wurde. Ohne deine Zustimmung geht es nicht.

Welche Teile muss die Gutschrift enthalten?

Um ein vollwertiger Rechnungsersatz zu sein, sollte die Gutschrift die gleichen Bestandteile enthalten wie eine normale Rechnung. Zusätzlich muss der Hinweis „Gutschrift“ draufstehen. Sonst kann der Aussteller keine Vorsteuer geltend machen.

Gutschrift elektronisch

Eine Gutschrift kann auch auf elektronischem Wege versendet werden. In diesem Fall muss sie mit einer gültigen elektronischen Signatur versehen sein oder den gesetzlichen Vorschriften für e-Rechnungen entsprechen.

Vorteile des Gutschriftverfahrens

Beim Gutschriftverfahren liegt die Abrechnungslast auf Seiten des Kunden. Das bedeutet: weniger Arbeit und Aufwand für dich! Du sparst dir den Versand von Rechnungen und unter Umständen auch von lästigen Mahnungen. Außerdem kannst du dich über schnellere und termingerechte Zahlungen freuen.

Weniger Aufwand für deinen Kunden

Gleichzeitig profitiert auch dein Kunde. Er spart sich die aufwendige Prüfung eingehender Rechnungen. Die Zahlungen lassen sich elektronisch automatisieren, sodass insgesamt wirtschaftlicher gearbeitet werden kann. Das ist vor allem für große Unternehmen sinnvoll.

Übrigens: Das Gutschriftverfahren wurde von dominierenden Unternehmen entwickelt, damit ihre Subunternehmen nur die Kosten berechnen können, die der „Kunde“ akzeptiert und somit eine weitere Prüfung nicht notwendig macht. Am häufigsten kommt dies in der Logistik-Branche vor.

Das Gutschriftverfahren: eine Bonusmöglichkeit

Fazit: Das Gutschriftverfahren ist eine effiziente Alternative zur Rechnungsstellung. Im Geschäftsleben ist es allerdings eher die Ausnahme – die herkömmliche Rechnung ist nach wie vor die Regel.

Schon gewusst?
Da beim Gutschriftverfahren zunächst die Rahmenbedingungen ausgehandelt werden müssen, verursacht es erst einmal einen Mehraufwand. Daher eignet sich das Prinzip „Gutschrift statt Rechnung“ vor allem für langfristige Business-Beziehungen. Im Rechnungsprogramm Debitoor kannst du unbegrenzt Gutschriften erstellen.

Ähnliche Fragen

Was müssen Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung beachten?

Warum brauche ich eine Steuernummer?

Angebot, Auftrag, Vertrag: Worauf muss ich achten?

Was muss auf einer Rechnung stehen?