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Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Was ist eine Proforma Rechnung?

Die Proforma Rechnung selbst ist erst einmal nur ein Beleg bzw. der Nachweis einer Lieferung / Leistung. Möchtest du deinen Kunden zur Zahlung auffordern, musst du hingegen eine normale Rechnung schreiben. Schreibe deine erste Rechnung jetzt mit Debitoor.


Proforma Rechnung

Was genau ist eine Proforma Rechnung?

Bei einer Proforma Rechnung handelt es sich um einen Beleg, um beispielsweise den Wert einer Warenlieferung nachzuweisen. Mit einer Proforma Rechnung wird also keine Leistung in Rechnung gestellt, sie hat nur Belegfunktion.

Ähnliche Nachweisfunktionen erfüllen kann beispielsweise auch ein Angebot, ein Rechnungsentwurf oder ein Lieferschein. Mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor kannst du diese Dokumente ganz einfach erstellen.

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Wann stellt man also eine Proforma Rechnung aus?

Eine Proforma Rechnung (Handelsrechnung) wird meist bei Drittlandsgeschäften ausgestellt - also wenn Du außerhalb EU verkaufst und somit Zollgrenzen überschritten werden. Eine solche Rechnung benötigst Du zusammen mit den restlichen Lieferdokumenten, zur Zollanmeldung (Zollerhebung) und/oder als Nachweis des Warenwerts.

Der Käufer kann auch eine Proforma Rechnung benötigen, wenn eine Vorkasse vereinbart ist.

Oft wird eine Proforma Rechnung auch bei kostenlose Mustersendungen ausgestellt.

Wenn es zu Ersatzteillieferungen, Garantie oder Kulanzfällen (Warenaustausch)kommt, dient die Proforma Rechnung meist als Beleg für die z.B. neu eingebauten oder ausgetauschten Teile.

Was gehört eigentlich in eine Proforma Rechnung?

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften für den Aufbau einer Proforma Rechnung, es sollten aber zumindest bei der Verwendung von Proforma Rechnungen im Drittlandsgeschäft folgende Angaben gemacht werden:
Kennzeichnung das es sich um eine Proforma Rechnung handelt

  • Lieferant, Empfänger
  • Warenart und Warenwert
  • Menge und Gewicht
  • Art und Anzahl der Verpackung
  • Ursprungshinweis
  • Lieferkonditionen
  • Bankdaten

Kann ich eine Proforma Rechnung auch als Endrechnung verwenden ?

Nein, da du auf die Proforma Rechnung ausdrücklich das Wort „Proforma-„ schreiben musst, fehlt diese Bezeichnung natürlich in der „richtigen“ Rechnung. Aber in den meisten Fällen musst du nur das Wort „Proforma“ dann aus der Rechnung streichen.

Schon gewusst?
Mit Debitoor kannst du anstelle einer Proforma Rechnung ganz einfach ein Angebot, einen Rechnungsentwurf oder einen Lieferschein schreiben. Teste Debitoor jetzt kostenlos.