Was ist eine Proforma Rechnung?
Die Proforma Rechnung selbst ist erst einmal nur ein Beleg bzw. der Nachweis über eine Lieferung oder Leistung. Möchten Sie Ihren Kunden zur Zahlung auffordern, müssen Sie hingegen eine normale Rechnung schreiben.
Was genau ist eine Proforma Rechnung?
Bei einer Proforma Rechnung handelt es sich um einen Beleg, um beispielsweise den Wert einer Warenlieferung nachzuweisen. Mit einer Proforma Rechnung wird also keine Leistung in Rechnung gestellt, sie hat nur Belegfunktion.
Ähnliche Nachweisfunktionen erfüllen kann beispielsweise auch ein Angebot, ein Rechnungsentwurf oder ein Lieferschein.
Wann stellt man also eine Proforma Rechnung aus?
Eine Proforma Rechnung (Handelsrechnung) wird meist bei Drittlandsgeschäften ausgestellt, also wenn Sie außerhalb EU verkaufen und somit Zollgrenzen überschritten werden. Eine solche Rechnung benötigen Sie zusammen mit den restlichen Lieferdokumenten, zur Zollanmeldung (Zollerhebung) und/oder als Nachweis des Warenwerts.
Der Käufer kann auch eine Proforma Rechnung benötigen, wenn eine Vorkasse vereinbart ist. Oft wird eine Proforma Rechnung auch bei kostenlose Mustersendungen ausgestellt.
Wenn es zu Ersatzteillieferungen, Garantie oder Kulanzfällen (Warenaustausch) kommt, dient die Proforma Rechnung meist als Beleg für die z.B. neu eingebauten oder ausgetauschten Teile.
Proforma Rechnung: Wozu dient sie?
Wie bereits angesprochen hat eine Proforma Rechnung in erster Linie Nachweisfunktion. Mögliche Anwendungsfälle sind beispielsweise folgende:
Zahlung auf Vorkasse: Als Zahlungsgrundlage bei Zahlung auf Vorkasse
Import / Export von Waren: Zur steuerrechtlichen Feststellung für den Zoll
Mustersendungen: Für die Dokumentation einer Lieferung von Proben / Mustern
Warenaustausch: Als Beleg bei Warenaustauch in Garantiefällen
Ersatzteillieferungen: Als Nachweis für die Lieferung von Ersatzteilen
Spenden: Für die erfolgswirksame Buchung beim Leistungserbringer
Proforma Rechnungen können aber auch in anderen Fällen – beispielsweise anstelle von einem Angebot oder Lieferschein – erstellt werden.
Was gehört eigentlich in eine Proforma Rechnung?
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften für den Aufbau einer Proforma Rechnung, es sollten aber zumindest bei der Verwendung von Proforma Rechnungen im Drittlandsgeschäft folgende Angaben gemacht werden und die Kennzeichnung, dass es sich um eine Proforma Rechnung handelt:
Lieferant, Empfänger
Warenart und Warenwert
Menge und Gewicht
Art und Anzahl der Verpackung
Ursprungshinweis
Lieferkonditionen
Bankdaten
Kann ich eine Proforma Rechnung auch als Endrechnung verwenden ?
Nein, da Sie auf die Proforma Rechnung ausdrücklich das Wort „Proforma-„ schreiben müssen, fehlt diese Bezeichnung natürlich in der „richtigen“ Rechnung. Aber in den meisten Fällen müssen Sie nur das Wort „Proforma“ aus der Rechnung streichen.