Wie schreibe ich eine Rechnung als Freelancer?

Frau schreibt ihre erste Rechnung als Freelancer mit einem Rechnungsprogramm

Du hast dich als Freelancer erfolgreich selbstständig gemacht? Gratuliere! Mit dem ersten Auftrag stehst du nun vor der Frage: Wie verwalte ich meine Einnahmen eigentlich richtig? Und wie schreibe ich eine korrekte Rechnung?

Rechnungen schreiben als Freelancer

Die Buchhaltung besteht aus zwei großen Posten: Einnahmen und Ausgaben. Um deine Einnahmen richtig zu erfassen, musst du für jeden deiner Aufträge eine Rechnung schreiben. Und für jede Ausgabe auch den entsprechenden Beleg (Kassenzettel, Quittung etc.) vorweisen können.

Denn das Prinzip der Buchhaltung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Überweist dir beispielsweise ein Kunde Geld und du kannst dafür keine Rechnung vorweisen, wird dir das Probleme beim Finanzamt bereiten.

So schreibst du eine Rechnung als Freelancer

Arbeitest du als Freelancer, musst du deinem Kunden ( = Auftraggeber) für jeden Auftrag eine Rechnung schreiben.

Zu den wichtigen Inhalten deiner Freelancer Rechnung zählen:

  • Dein Name und Adresse
  • Name und Adresse deines Auftraggebers
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Leistungsdatum
  • Angaben zur Leistung (Beschreibung, Stundenzahl und Stundensatz)
  • Preis (Nettopreis, USt.-Satz und Bruttopreis)

Die Umsatzsteuer ist auf deiner Rechnung ein besonders wichtiger Punkt. Du solltest immer wissen, mit welchem USt.-Satz du deine Leistungen versteuern musst.

Die Umsatzsteuer in deiner Freelancer Rechnung

Umsatzsteuer (USt.) wird fällig, sobald du als Freelancer eine Leistung oder ein Produkt in Rechnung stellst. Dabei wird dein Umsatz besteuert – und zwar abhängig vom Produkt oder der Leistung mit 19%, 7% oder 0%:

Regelsteuersatz: 19% Umsatzsteuer

19% beträgt die Umsatzsteuer in allen Fällen, in denen es keine Sonderregelung gibt. Es handelt sich dabei um den Regelsteuersatz.

Ermäßigter Steuersatz: 7% Umsatzsteuer

Auf bestimmte Produkte und Leistungen entfällt der ermäßigte Steuersatz von 7%. Dazu zählen beispielsweise Eintrittskarten für kulturelle Veranstaltungen, Lebensmittel, Zeitschriften und Bücher oder Kunstgegenstände.

Steuerfrei: 0% Umsatzsteuer

In einigen Fällen sind Leistungen und Produkte auch steuerfrei. Das ist beispielsweise bei innergemeinschaftlichen Lieferungen der Fall. Aber beispielsweise auch bei Kreditvermittlungen und Versicherungen.

Umsatzsteuer musst du in regelmäßigen Intervallen (monatlich oder vierteljährlich) im Rahmen deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt abführen. Ausnahme: Du bist Kleinunternehmer – dann zahlst du keine Umsatzsteuer.

Gibt es ein Rechnungsprogramm für Freelancer?

Eine sehr simple Art, deine Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren und eine Rechnung zu schreiben, ist Word und Excel.

Mit Word und Excel stößt du aber schnell an Grenzen. Vor allem, wenn du viele Rechnungen im Monat schreibst oder viele Ausgaben tätigst, verlierst du schnell den Überblick.

Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor schafft Ordnung. Deine Rechnung erstellst du per Mausklick und versendest sie direkt aus dem Programm. Zahlt dein Kunde die Rechnung, wird deine Rechnung automatisch als „bezahlt“ markiert. Du siehst also immer, welcher Kunde schon gezahlt hat, und wer nicht.

Willst du deine Einnahmen und Ausgaben einfach und effizient kontrollieren, lohnt sich daher die Nutzung eines Rechnungsprogramms. So hast du deine Finanzen immer im Griff.

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Geschrieben von AndreaAndrea, 17. Oktober 2016