Vom Angebot zur Rechnung: So schreibst du ein professionelles Angebot

Gründerin erstellt ein Angebot, um es später in eine Rechnung umzuwandeln

Wie heißt es doch so schön: Das Pferd nicht von hinten aufzäumen. Übersetzt: Alles schön der Reihe nach machen - und das gilt auch beim Geschäftsverkehr mit deinen Kunden.

Und hier ist oftmals das Angebot der erste Schritt. Denn niemand kauft gerne die Katze im Sack. Viele potentielle Kunden lassen sich daher zuerst einmal ein Angebot von dir schicken. Was du dabei beachten solltest haben wir hier für dich zusammengefasst.

Was ist ein Angebot? Und was eine Rechnung?

Angebot und Rechnung haben zwei grundsätzlich andere Funktionen.

Ein Angebot ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung, mit der du einem Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung zu bestimmten Konditionen anbietest.

Mit einem Angebot erklärst du dich also bereit, deinem Kunden eine Ware oder Leistung unter den angegebenen Bedingungen zu verkaufen.

Eine Rechnung ist hingegen eine Mitteilung über das im Rahmen des Kaufvertrags fällige Entgelt.

Mit einer Rechnung informierst du deinen Kunden also über den Zahlbetrag zu deiner verkauften Ware oder Leistung.

Gerade im Dienstleistungsbereich erfragen Kunden gerne zuerst ein Angebot, bevor sie bestellen. Dein Angebot ist also oft das erste Geschäftsdokument, das dein potentieller Kunde von dir in Händen hält. Und wie wir wissen: Der erste Eindruck zählt! Darum solltest du bei deinen Angeboten besondere Sorgfalt walten lassen.

Angebot vs. Rechnung: Wie erstelle ich ein korrektes Angebot?

Anders als bei einer Rechnung, gibt es für Angebote keine rechtlich verbindlichen Pflichtangaben. Du kannst also prinzipiell selbst entscheiden, welche Informationen du in dein Angebot aufnehmen willst.

Beispiel für Rechnung und Angebot: Fertiges Angebot

Dennoch ist es natürlich sinnvoll, dich im Aufbau deines Angebots an deiner Rechnungsvorlage zu orientieren - schließlich soll deine Rechnung am Ende ja auch dein Angebot widerspiegeln!

Empfehlenswerte Inhalte eines professionellen Angebots sind:

  • Dein Name und deine Anschrift
  • Name und Anschrift deines Kunden
  • Angaben zu Produkt bzw. Leistung
  • Preis (Nettopreis, Umsatzsteuer-Satz, Umsatzsteuer-Betrag, Bruttopreis)
  • Angebotsdatum
  • Gültigkeitsdatum
  • Zahlungsbedingungen
  • Evtl. Lieferzeit und Versandkosten

Hinweis: In deinem Angebot solltest du auch auf deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) verweisen. Ansonsten finden lediglich die gesetzlichen Vertragsbedingungen aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BG) Anwendung.

Wie sieht es bei einer Rechnung aus? Statt dem Angebotsdatum gibst du hier das Rechnungsdatum an. Und statt dem Gültigkeitsdatum das Leistungsdatum / Lieferdatum. Auf deine Rechnung gehört außerdem noch eine Rechnungsnummer. Und auch deine Steuernummer muss mit drauf!

Hinweis: Als Kleinunternehmer darfst du natürlich keine Umsatzsteuer anführen - weder auf dem Angebot noch auf der Rechnung.

Worauf muss ich bei der Erstellung eines Angebots noch achten?

Mit einem Angebot stellst du gleichzeitig eine Empfehlung aus. Nämlich die Empfehlung an deinen Kunden, dein Produkt oder deine Leistung zu kaufen.

Darum sollte dein Angebot nicht nur die formalen Kriterien erfüllen.

Ein individuelles Angebot erstellen

Achte darauf, dass dein Angebot den Bedürfnissen deines Kunden entspricht. Der Kunde kommt shcließlich mit einem spezifischen Problem zu dir - und möchte dafür eine passgenaue, individuelle Lösung.

Verkaufspreise und Rabatte richtig kalkulieren

Eine der wichtigsten Aspekte in Angebot und Rechnung ist der Preis. Denn welcher Kunde zahlt schon gerne zu viel? Oder anders herum: Du willst ja schließlich genug an deinem Verkauf verdienen, oder?

Produktpreis und Rabatt - der ein Angebot unter Umständen erst so richtig schmackthaft macht - wollen also richtig kalkuliert sein. Wie du das am besten tust, erklären wir dir in unserem Artikel über die richtige Berechnung deines Verkaufspreises.

Ein professionelles Design erstellen

Wenn du willst, dass dein Kunde bei deinem Angebot zuschlägt, ist auch ein professionelles Design entscheidend. Frag dich einmal selbst: Würdest du bei jemandem kaufen, dessen Angebot einen schlampigen oder unformatierten Eindruck erweckt? Wahrscheinlich nicht.

Darum solltest du unbedingt auf ein sauberes, ordentliches und professionelles Design achten. Denk daran: Dein Angebot ist der erste Eindruck von dir!

Dein Angebot genau überprüfen

Versandpreise vergessen anzugeben? Beim Preis eine "0" vergessen? Kein Problem denkst du: Ich kann ja das Angebot stornieren und ein neues schreiben. Tatsache ist: So einfach ist das nicht. Ein Angebot ist prinzipiell immer verbindlich - du gibst ja eine Willenserklärung (!) ab - und auch Klauseln wie "Unverbindlich" oder "Preise vorbehalten" greifen nur in Ausnahmefällen.

Daher überprüfe dein Angebot unbedingt genau, bevor du es versendest!

So erstellst du Angebot und Rechnung in einem Rechnungsprogramm

Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor erleichtert dir die Erstellung deiner Angebote und Rechnungen. Ein Angebot erstellst du in Debitoor mit wenigen Mausklicks.

Du klickst einfach auf „Neues Angebot“ und schon öffnet sich deine Angebotsvorlage. Nun legst du nur noch Kunde und Produkt fest, gibst dein Gültigkeitsdatum ein, klickst auf "Angebot fertigstellen" – fertig ist dein Angebot! Wenn du willst kannst du natürlich auch noch das Angebotsdesign anpassen.

Beispiel für Angebot und Rechnung: Angebot erstellen in einem Rechnungsprogramm

Und wenn dein Kunde dein Angebot annimmt? Dann kannst du dein Angebot ganz einfach in eine Rechnung umwandeln. Dazu klickst du in deinem Angebot einfach auf „Vom Kunden angenommen“ und dann auf „In Rechnung konvertieren“ Auch hier stehen dir verschiedene Rechnungsdesigns zur Verfügung. Damit hast du im Handumdrehen eine professionelle Rechnung erstellt.

Angebot in Rechnung umwandeln in einem Rechnungsprogramm

Du siehst: Einfacher als mit einem Rechnungsprogramm geht’s nicht, oder?

Geschrieben von AndreaAndrea, 23. November 2016