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Umsatzsteuervoranmeldung: Das musst du beim Rechnung schreiben wissen

Rechnung schreiben zur Umsatzsteuervoranmeldung als Gründer

Update: Seit 1. Januar 2020 gilt die neue Kleinunternehmergrenze von 22.000 EUR.


Die Umsatzsteuer ist meistens die erste Steuer, mit der du als Gründer zu tun bekommst. Denn schon zu Beginn deiner Gründung wirst du im steuerlichen Erfassungsbogen nach deinem Status als Unternehmer gefragt.

Umsatzsteuer, ja oder nein? Oder, anders ausgedrückt: Kleinunternehmer, ja oder nein?

Was du beim Rechnung schreiben bezüglich Umsatzsteuer und Umsatzsteuervoranmeldung beachten solltest, erklären wir dir hier.

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Jeder Unternehmer muss prinzipiell auf seine Umsätze (also seine Verläufe) Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen. Damit aber nicht die gesamte Gebühr mit einem Schlag am Jahresende fällig wird, legt das Finanzamt über das Jahr verteilte Vorauszahlungen fest – im Rahmen der so genannten Umsatzsteuervoranmeldung.

Im Rahmen deiner regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung verrechnest du die Umsatzsteuer aus deinen Verkäufen mit der Umsatzsteuer (= Vorsteuer) aus deinen Einkäufen – und zahlst den Differenzbetrag an das Finanzamt.

Der Rechenschritt lautet also so: Umsatzsteuer – Vorsteuer = Umsatzsteuerzahllast

Regelunternehmer: Rechnung schreiben mit Umsatzsteuer

Wie bereits angesprochen, bist du als Unternehmer prinzipiell umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, du musst beim Rechnung schreiben Umsatzsteuer auf deine Produkte „aufschlagen“ und diese von deinem Kunden einfordern. Dabei beträgt der Regelsteuersatz 19% Umsatzsteuer und der ermäßigte Steuersatz 7%.

Die Umsatzsteuer berechnest du nun folgendermaßen: Nettopreis / 100 x 19 = Umsatzsteuer (19%)

Wichtig ist dass du beim Rechnung schreiben den Preis folgendermaßen anführst:

  • Nettopreis
  • Umsatzsteuer-Satz
  • Umsatzsteuer-Betrag
  • Bruttopreis

Rechnung schreiben mit Umsatzsteuer Beispiel

Im Rahmen deiner Umsatzsteuervoranmeldung summierst du dann alle deine Umsätze, getrennt nach Steuersatz, und berechnest dann den Gesamtbetrag deiner Umsatzsteuer für den jeweiligen Zeitraum.

Kleinunternehmer: Rechnung schreiben ohne Umsatzsteuer

Beträgt dein Vorjahres-Umsatz weniger als 17.500€ und dein prognostizierter aktueller Jahresumsatz weniger als 50.000€, bist du Kleinunternehmer. Das bedeutet, du bist nicht umsatzsteuerpflichtig und musst daher auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen.

Du darfst also beim Rechnung schreiben keine Umsatzsteuer von deinen Kunden einfordern. Deine Rechnung ist umsatzsteuerfrei.

Dein Preis setzt sich beim Rechnung schreiben also folgendermaßen zusammen:

  • Nettopreis = Bruttopreis

Rechnung schreiben ohne Umsatzsteuer Beispiel

Da du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführst, musst du als Kleinunternehmer auch keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Eine Umsatzsteuervoranmeldung musst du nur als Regelunternehmer (siehe Punkt „Rechnung schreiben mit Umsatzsteuer“) einreichen.

Umsatzsteuervoranmeldung: Ist-, und Soll-Versteuerung

Bis jetzt haben wir uns mit dem Thema Rechnung schreiben auseinander gesetzt und hier zwischen Regelunternehmer und Kleinunternehmer unterschieden.

Als Regelunternehmer musst du deine Umsatzsteuer auf deine Rechnungen nach folgenden Prinzipien abführen:

  • Ist-Versteuerung
  • Soll-Versteuerung

Umsatzsteuervoranmeldung als Ist-Versteuerer

Prinzipiell ist die gängige Form der Versteuerung die Soll-Versteuerung. Dabei wird deine Umsatzsteuer sofort mit Rechnungsstellung an den Kunden fällig.

In deiner Umsatzsteuervoranmeldung musst du als Soll-Versteuerer also alle Rechnungen berücksichtigen, die du im jeweiligen Zeitraum geschrieben hast – unabhängig davon, ob dein Kunde tatsächlich schon bezahlt hat.

Umsatzsteuervoranmeldung als Soll-Versteuerer

In bestimmten Fällen kannst du als Unternehmer die Ist-Versteuerung beantragen. Nämlich dann, wenn du Freiberufler bist ODER dein Vorjahres-Umsatz weniger als 600.000€ jährlich betragen hat. Dabei wird deine Umsatzsteuer erst dann fällig, wenn der Kunde tatsächlich bezahlt, das heißt wenn du den Zahlungseingang auf deinem Konto verzeichnest.

In deiner Umsatzsteuervoranmeldung musst du als Ist-Versteuerer als nur diejenigen Rechnungen berücksichtigen, die im jeweiligen Zeitraum auch bezahlt wurden.