Rechnungsvorlage für Online Shops

Online Shop der eine passende Rechnungsvorlage benötigt

Rund zwei Drittel der Deutschen shoppen heutzutage online. Besonders beliebt:

  • Bekleidung
  • Bücher und Zeitschriften
  • Sport- und Freizeitartikel
  • Möbel und Deko
  • Spielzeug
  • Haushaltsgeräte

Verkaufst du deine Produkte ebenfalls über einen Online Shop? Dann musst du dich rechtzeitig – aber spätestens dann, wenn du deinen ersten Kunden hast – damit beschäftigen, wie du Rechnungen ausstellst. Am einfachsten ist es, du nutzt dafür eine Rechnungsvorlage für Online Shops.

Was genau ist eine Rechnungsvorlage für Online Shops?

Die optimale Rechnungsvorlage für deinen Online Shop lässt dich deine Produkte und Kunden aus dem Online Shop einfach erfassen.

Außerdem sollte deine Rechnungsvorlage bestimmte Kunststücke beherrschen, die du für dein Online Business benötigst. Beispielsweise das Reverse-Charge Verfahren berücksichtigen, wenn ein Kunde aus dem EU-Ausland bei dir bestellt.

Wie genau eine Rechnungsvorlage für Online Shops aufgebaut ist, erklären wir dir jetzt.

Rechnungsvorlage mit allen notwendigen Pflichtangaben

Ganz allgemein ist es natürlich wichtig, dass deine Rechnungsvorlage alle notwendigen Pflichtangaben erfüllt.

Es ist wie mit dem Impressum oder den Verkaufs- und Lieferbedingungen auf deiner Website: Bestimmte Dinge gehören einfach auf deine Rechnung. Welche dazu zählen, haben wir in unserem Beitrag über die wichtigsten Inhalte einer Rechnung aufgezählt.

Daten aus dem Online-Shop automatisch in deine Rechnungsvorlage übernehmen

Wenn es nun ans Schreiben deiner Rechnung geht, wäre es natürlich praktisch, wenn du deine Kundendaten bzw. Produktdaten aus dem Online-Shop nicht manuell in deine Rechnungsvorlage eintippen musst.

Einfacher ist es – und das sollte deine Rechnungsvorlage für Online Shops können: Dich deine Kunden-, und Produktdaten per Dropdown Menü auswählen lassen.

Sonderaktionen und Rabatte aus deinem Online-Shop berücksichtigen

Vermutlich bietest auch du in deinem Online-Shop regelmäßig Rabattaktionen an. Zum Beispiel vor Weihnachten – oder einen „Summer Sale“. Beliebt sind auch Neukundenrabatte.

Deine Rechnungsvorlage sollte also so flexibel sein, dass du Sonderaktionen und Rabatte problemlos in deiner Rechnung angeben kannst – und der Endpreis entsprechend automatisch berechnet wird.

Rechnungsvorlage mit Online-Zahlungsoptionen

Kommen wir zu einem weiteren wichtigen Punkt: Online-Zahlungsoptionen. Denn Kunden, die in Online-Shops kaufen, sind meistens ganz allgemein ziemlich onlineaffin. Und erwarten, dass sie deine Rechnung dann auch gleich direkt online bezahlen können.

Jetzt kommt deine Rechnungsvorlage ins Spiel: Denn eine Rechnungsvorlage für Online-Shops sollte deinen Kunden die Möglichkeit bieten, direkt per Mausklick zu bezahlen. Per PayPal, Sofortüberweisung oder ähnliches.

Du wirst sehen: Bietet du Online-Zahlungsoptionen auf deiner Website an, wirst du dadurch nicht nur deine Verkaufsabschlüsse steigern – sondern wirst auch schneller bezahlt! Mehr dazu in unserem Beitrag: Schneller bezahlt werden mit Online-Zahlungsoptionen.

Reverse-Charge Verfahren auf deiner Rechnungsvorlage für Online-Shops

Ich habe es weiter oben schon angesprochen: Als Online-Shop Betreiber kann es dir immer passieren, dass ein Kunde aus dem Ausland bei dir bestellt. Denn das ist Sinn und Zweck der Online-Welt: Die internationale Vernetzung.

Darum ist es wichtig, dass du auf deiner Rechnungsvorlage das Reverse-Charge Verfahren abbilden kannst. Denn ist der Unternehmenssitz deines Kunden im EU-Ausland (und seid ihr beide umsatzsteuerpflichtige Regelunternehmer), dreht sich die Umsatzsteuerschuldnerschaft um.

Das bedeutet: Dein Kunde zahlt die Umsatzsteuer auf deine Ware direkt an dein Finanzamt. Und du musst daher eine umsatszteuerfreie Rechnung ausstellen (sonst würde dein Kunde ja doppelt Umsatszteuer bezahlen: Einmal an sein Finanzamt, und einmal an dich).

Im Optimalfall erkennt deine Rechnungsvorlage automatisch, ob dein Kunde EU-Ausländer ist und schlägt dir eine umsatzsteuerfreie Rechnung vor.

Rechnungsprogramm Debitoor: Die optimale Rechnungsvorlage für Online-Shops

Du siehst: Eine Rechnungsvorlage für Online-Shops muss einige komplexe Anforderungen erfüllen. Mit einer einfachen Rechnungsvorlage für Word oder Excel ist das nicht möglich – oder mit viel Aufwand verbunden.

Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor bietet dir die optimale Rechnungsvorlage für Online-Shops:

  • Eine professionelle Online Rechnungsvorlage
  • Auswahl von Kunden und Produkten per Dropdown Menü
  • Berücksichtigung von Rabatten und Sonderaktionen
  • Online-Zahlungsoptionen wie PayPal
  • Online-Zahlungsabgleich deiner Rechnungen
  • Online-Versand deiner Rechnungen direkt aus dem Rechnungsprogramm
  • Reverse-Charge Verfahren für Lieferungen ins EU-Ausland

Nutzt du die Rechnungsvorlage in einem Rechnungsprogramm, bist du also bestens für die Rechnungsstellung mit einem Online-Shop gerüstet.

Geschrieben von AndreaAndrea, 21. März 2017