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Rechnungen ins EU Ausland & Drittland schreiben – so geht's!

Eine Unternehmerin beim Rechnung schreiben an einen Kunden im EU-Ausland oder Drittland

Schon die alten Römer haben fleissig international Handel getrieben. Und ihre Waren um den halben Erdball verschickt. Und heute? Ist die Welt noch viel vernetzter.

Vielleicht hast ja auch du Kunden in der Schweiz oder den USA. Und musst zum ersten Mal eine Rechnung ins EU Ausland oder Drittland stellen? Erfahre hier, welche Regelungen zur Rechnungsstellung du dabei beachten solltest:

Einführung: Wie stelle ich Rechnungen ins Ausland richtig?

Bisher hast du als in Deutschland ansässiger Unternehmer wahrscheinlich in erster Linie Rechnungen an Kunden in Deutschland geschrieben. Das ist der Standardfall – und damit kennst du dich vermutlich schon bestens aus. Etwas anders verhält es sich beim Rechnung schreiben ins Ausland.

Hier geben wir dir einen kurzen Überblick und Einblick in das Thema:

Im Video wird als wichtigster Faktor bei einer Rechnung ins Ausland der Leistungsort angesprochen. Und darauf gehen wir nun näher ein.

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Rechnung EU Ausland & Drittland: Die Krux mit dem "Leistungsort"

Um die umsatzsteuerlichen Regelungen mit EU-Ländern und Drittländern zu verstehen, musst du eines wissen: Umsatzsteuer muss prinzipiell immer in dem Land erbracht werden, in dem der Leistungsort liegt.

Im Regelfall entspricht der Leistungsort deinem Unternehmenssitz in Deutschland. Die Ware oder Dienstleistung ist also auch in Deutschland umsatzsteuerpflichtig – sprich, du führst die Umsatzsteuer an das deutsche Finanzamt ab.

Schreibst du eine Rechnung an einen Kunden ins EU Ausland oder in ein Drittland, kann sich der Leistungsort aber verschieben. Und dann ist die Sache mit der Umsatzsteuer etwas komplizierter...

Rechnung EU Ausland: Wie schreibe ich eine Rechnung ins EU Ausland?

Grafik Rechnung EU Ausland Muster: Rechnung EU Ausland ohne Umsatzsteuer schreiben

Verkaufst du Produkte oder Leistungen an einen Kunden im EU-Ausland – z.B. nach Österreich, Italien, Frankreich etc. – gelten folgende Regelungen beim Rechnung schreiben:

1. Ihr seid beide Regelunternehmer

Ein Regelunternehmer ist ein Unternehmer, der Umsatzsteuer an das Finanzamt abführt, also im Besitz einer Umsatzsteuer-ID ist.

Bis du selbst Regelunternehmer und verkaufst deine Produkte oder Leistungen an einen anderen Regelunternehmer im EU Ausland, verschiebt sich der Leistungsort von dir zu deinem Kunden.

Normalerweise müsstest du nun Umsatzsteuer in dem Land entrichten, in dem dein Kunde seinen Unternehmenssitz hat. Das wäre äußerst mühsam. Aus diesem Grund hat man innerhalb der EU das so genannte Reverse-Charge Verfahren eingeführt.

Das Reverse-Charge Verfahren

Im Rahmen des Reverse-Charge Verfahren wird die Umsatzsteuerschuldnerschaft einfach umgedreht: Nicht du, sondern dein Kunde muss die Umsatzsteuer statt dir an sein Finanzamt entrichten. Du bist sozusagen "fein raus" - und stellst eine Rechnung ins EU Ausland ohne Umsatzsteuer aus.

Damit das Reverse-Charge Verfahren durchgeführt werden kann, muss deine Rechnung folgende Angaben enthalten:

  1. Deine Umsatzsteuer ID
  2. Die Umsatzsteuer ID deines Kunden
  3. Hinweis „Reverse-Charge Verfahren“ im Hinweisfeld
  4. Rechnung EU Ausland ohne Umsatzsteuer

Rechnung EU Ausland Muster im Reverse-Charge Verfahren

Der letzte Punkt ist besonders wichtig: Du musst deine Rechnung ins EU Ausland ohne Umsatzsteuer ausstellen. Denn würdest du Umsatzsteuer auf der Rechnung anführen, müsste dein Kunde sonst ja zweimal Umsatzsteuer zahlen: Einmal an dich und einmal an sein Finanzamt.

Beispiel Reverse-Charge Verfahren: Rechnung EU Ausland ohne Umsatzsteuer

Ein Kunde aus Österreich hat in deinem Online-Shop bestellt. Du musst also eine Rechnung nach Österreich schreiben.

Da du und dein Kunde beide Regelunternehmer und im Besitz einer Umsatzsteuer-ID seid, tritt das Reverse-Charge Verfahren in Kraft.

Sprich: Du musst eine Rechnung ins EU Ausland ohne Umsatzsteuer schreiben. Mit dem Vermerk „Reverse-Charge Verfahren“ auf der Rechnung.

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2. Du bist Regelunternehmer, dein Kunde aber nicht

Bist du Regelunternehmer und verkaufst deine Leistungen oder Produkte aber an eine Privatperson oder einen Kleinunternehmer, verschiebt sich der Leistungsort nicht. Dein Umsatz ist also nach wie vor in Deutschland steuerpflichtig.

Du musst auf deiner Rechnung ins EU Ausland also ganz normal Umsatzsteuer von 19% (Regelsteuersatz) oder 7% (ermäßigter Steuersatz) anführen. Hierzu gibt es noch verschiedene Sonderreglungen, wenn du regelmäßig in ein anderes EU Land Ware versendest (Lieferschwelle).

Beispiel Regelunternehmer - Rechnung EU Ausland:

Wir gehen wie im vorangegangenen Beispiel davon aus, dass ein Kunde aus Österreich in deinem Online-Shop bestellt hat. Du musst also wieder eine Rechnung nach Österreich schreiben.

Diesmal handelt es sich bei deinem Kunden aber um eine Privatperson, nicht um einen Regelunternehmer.

Sprich: Du musst in diesem Fall also eine ganz „normale“ Rechnung schreiben - mit deutscher Umsatzsteuer.

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Hinweis: Bei der Erstellung von Dienstleistungen in Zusammenhang mit Telekommunikation, Rundfunk, Fernsehen und Elektronik für eine Privatperson im EU-Ausland gilt eine besondere Regelung: Das so genannte Mini-One-Stop-Shop Verfahren (MOSS).

In diesem Fall muss auf der Rechnung die jeweilige Umsatzsteuer des Empfängerlandes angeführt werden. Außerdem musst du eine besondere Form der Umsatszteuer(an)meldung abgeben.

3. Du bist ein Kleinunternehmer

Bist du selbst Kleinunternehmer – führst also keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab – darfst du nie Umsatzsteuer auf deiner Rechnung anführen.

Das gilt auch beim Rechnung schreiben an einen Kunden im EU-Ausland – egal ob er Regelunternehmer, Kleinunternehmer oder Privatperson ist.

Das bedeutet: Du stellst auch auf für deine Rechnungen ins EU Ausland eine ganz normale, umsatzsteuerfreie Kleinunternehmerrechnung aus.

Beispiel Kleinunternehmer - Rechnung EU Ausland:

In diesem Beispiel bist du Fotograf und übernimmst für deinen österreichischen Kunden ein Hochzeitsshooting. Du selbst bist Kleinunternehmer.

Sprich: Du musst in diesem Fall eine Kleinunternehmerrechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen.

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Rechnung Drittland: Wie schreibe ich eine Rechnung in ein Drittland?

Grafik Rechnung Drittland Muster: Rechnungen in ein Drittland schreiben mit Umsatzsteuer Dritland

Was aber, wenn du Produkte oder Leistungen an einen Kunden in einem Drittland verkaufst? Also zum Beispiel eine Rechnung in die Schweiz oder eine Rechnung in die USA? Gibt es hier eine besondere Umsatzsteuer Drittland, die es zu beachten gilt?

In manchen Fällen schon - denn auch für Rechnungen in ein Drittland gelten besondere Regelungen:

1. Du und dein Kunde seid beide Regelunternehmer

Auch hier gilt: Der Leistungsort verschiebt sich zu deinem Kunden im Ausland und deine Rechnung ist umsatzsteuerfrei. Es handelt sich dabei um eine Ausfuhrlieferung bzw. grenzüberschreitende Dienstleistung, die durch einen Ausfuhrnachweis vom Zoll bzw. beauftragte Spedition bestätigt werden muss.

Möglicherweise musst du deine Lieferung oder Leistung im Empfängerland versteuern. Mit vielen Drittländern sind jedoch Vereinbarungen ähnlich des Reverse-Charge Verfahrens getroffen, z.B. bei einer Rechnung in die Schweiz. Somit muss dein Kunde und nicht du die Umsatzsteuer abführen.

Egal, ob es sich in deinem Fall um eine Rechnung in die USA, die Schweiz oder ein anderes Drittland handelt: Erkundige dich am besten im Vorhinein über die Bestimmungen des entsprechenden Drittlandes (Stichwort: Umsatzsteuer Drittland!)

2. Nur du bist Regelunternehmer

In diesem Fall bleibt der Leistungsort wiederum Deutschland und du musst die deutsche Umsatzsteuer (19% oder 7%) auf deiner Rechnung in das Drittland anführen.

3. Du bist Kleinunternehmer

Bis du selbst Kleinunternehmer gilt auch hier: Du darfst beim Rechnung schreiben nie Umsatzsteuer anführen. Deine Rechnung in das Drittland ist also ohne Umsatzsteuer.

Rechnung EU Ausland Muster & Rechnung Drittland Muster

Du siehst: Die umsatzsteuerlichen Regelungen mit Kunden in EU Ländern und Drittländern sind nicht ganz einfach. Das Rechnungsprogramm Debitoor erleichtert den Umgang damit erheblich - mit einer Rechnung EU Ausland Muster / Rechnung Drittland Muster.

Beispiel - Rechnung EU Ausland Muster:

Ein österreichischer Kunde hat bei dir im Onlineshop bestellt. Du hast die Ware versendet und willst nun eine entsprechende Rechnung nach Österreich schreiben.

Dazu öffnest du einfach eine neue Rechnungsvorlage in Debitoor. Sobald du in deinen Kundendaten als Land "Österreich" eingibst, wirst du automatisch darauf hingewiesen, dass deine Leistung eventuell umsatzsteuerfrei ist. Auch die Reverse-Charge Regelung ist auf dieser Rechnung nun mit nur einem Mausklick anwendbar.

So machst du bei deinen internationalen Rechnungen ins EU Ausland oder in ein Drittland keine Fehler mehr.

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