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Rechnung schreiben: Wie schreibe ich eine Rechnung?

Foto zum Thema: Wie schreibe ich eine Rechnung? Rechnung schreiben als Blumenverkäuferin

Wer das erste Mal einen Kundenauftrag ausführt, steht vor der Frage: Wie schreibe ich eine Rechnung eigentlich? Worauf muss ich achten? Und: Gibt es professionelle Rechnungsvorlagen?

Im Folgenden erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du als Unternehmer eine Rechnung schreiben solltest:

1.) Pflichtangaben: Wie schreibe ich eine Rechnung?

Das Wichtigste zuerst: Jede Rechnung muss gewisse Pflichtangaben einhalten, die der Gesetzgeber vorschreibt.

Zu den Pflichtangaben auf deiner Rechnung zählen:

  • Deine Anschrift und die Anschrift deines Kunden
  • Deine Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
  • Eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Das Rechnungsdatum
  • Das Lieferdatum bzw. Leistungsdatum
  • Art und Menge deines Produkts bzw. Beschreibung deiner Leistung
  • Preis (Netto, Brutto, USt.-Satz und USt.-Betrag)

Wenn du dir die Rechnungsstellung erleichtern willst, kannst du zum Rechnung schreiben auf ein Rechnungsprogramm wie Debitoor zurückgreifen. Hier steht dir eine 100% rechtskonforme Rechnungsvorlage zur Verfügung.

Anna Clarks und Ally da Costa
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2.) Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: So geht's!

Die Frage: Wie schreibe ich eine Rechnung? Kannst du nun schon näher beantworten. Was aber, wenn du Kleinunternehmer bist? Gelten hier dieselben Vorschriften?

Fast! Denn als Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und darfst auf deiner Rechnung also auch keine Umsatzsteuer anführen. Deine Rechnung ist also immer umsatzsteuerfrei!

Zusätzlich musst du einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung anbringen, z.B.

  • Umsatzsteuerfrei gemäß 19 UStG
  • Gemäß 19 UStG ist die Rechnung umsatzsteuerfrei
  • Aufgrund von 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet

Im Rechnungsprogramm Debitoor kannst du deinen Status als Kleinunternehmer in den Einstellungen hinterlegen – sobald du eine Rechnung schreiben willst, ist sie dann automatisch umsatzsteuerfrei.

3.) Rechnungsdesign: Wie gestalte ich eine Rechnung?

Hast du deine Rechnung erst einmal fertig geschrieben, geht es an das Rechnungsdesign. Denn: Auch die Gestaltung deiner Rechnung ist wichtig, schließlich willst du seriös wirken, oder?

Wie frei du dich in der Gestaltung deiner Rechnung bewegen kannst, ist vor allem von deiner Branche abhängig. Als Designer oder Fotograf wirst du deine Rechnung wahrscheinlich kreativer gestalten als ein Rechtsanwalt oder Wirtschaftsprüfer. Lies hier unsere 6 Tipps, wie du deine Rechnung designen solltest.

Wichtig ist: Dein Logo sollte mit auf die Rechnung – denn das ist das wichtigste Wiedererkennungszeichen deines Unternehmens.

In Debitoor stehen dir verschiedene professionelle Rechnungsdesigns zur Verfügung, die du per Mausklick auswählen und individuell anpassen kannst. Praktisch, oder?

4.) Wie schreibe ich eine Rechnung und versende sie richtig?

Sobald du mit dem Rechnung schreiben fertig bist, stellt sich dir vermutlich die Frage: Wie versende ich sie richtig?

Die gute Nachricht ist: Hier gibt es (fast) kein richtig oder falsch. Du kannst deine Rechnungen versenden, wie du möchtest: Per Post, per Email, per Fax etc.

Zeit und Geld sparst du, wenn du deine Rechnungen aus deinem Rechnungsprogramm heraus versendest. Du klickst einfach auf „Senden“ – und schon landet die Rechnung im Email-Posteingang deines Kunden.

5.) Eine Rechnung schreiben und korrigieren: Wie geht das?

Hast du deine Rechnung versendet, kann es vorkommen, dass du einen Anruf von deinem Kunden erhältst: Er ist umgezogen und hat eine neue Adresse und bittet dich, diese auf der Rechnung zu ändern. Oder der Rechnungsbetrag ist falsch und muss korrigiert werden.

Was du jetzt auf keinen Fall tun solltest: Die Rechnung einfach löschen. Mach es stattdessen wie die Profis, storniere die Rechnung und versende anschließend eine korrigierte Rechnung.

In Debitoor kannst du deine Rechnung ganz einfach stornieren und eine korrigierte Rechnung versenden. So sparst du Zeit!

6.) Wie schreibe ich eine Rechnung mit Rechnungsprogramm?

Manuell eine Rechnung schreiben ist mühsam – denn du musst deine Rechnungen jedes Mal manuell ausfüllen, abspeichern, verwalten und Zahlungseingänge kontrollieren.

Vielleicht hast du dir deshalb auch schon die Frage gestellt: Geht das auch einfacher? Wie schreibe ich eine Rechnung mit einem Rechnungsprogramm? Nutzt du ein Rechnungsprogramm wie Debitoor, hat das viele Vorteile für dich:

  • 100% rechtskonforme Rechnungsvorlage
  • Option auf: Kleinunternehmerrechnung
  • Verschiedene professionelle Rechnungsdesigns
  • Rechnung schreiben und versenden per Mausklick
  • Automatische Rechnungsverwaltung
  • Überfällige Rechnungen direkt in Mahnungen umwandeln
  • Falsche Rechnungen professionell stornieren
  • Banking: Automatischer Zahlungsabgleich deiner Rechnungen

Dadurch sparst du dir viel manuelle Arbeit und hast mehr Zeit für das Kerngeschäft deines Unternehmens.

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