3 Tipps zum Rechnung schreiben für freiberufliche Trainer – von Olga, elastic.io

Früher war ich bei einer Firma beschäftigt, die mit sehr vielen Freiberuflern gearbeitet hat. Das waren hauptsächlich Sprachtrainer, die unsere Firmenkunden betreuten. Darunter waren auch einige Kommunikationstrainer.

Erstelle eine Musterrechnung als Tipp von Olga. elastic.io

Diese Firma war zwar keine Sprachschule im eigentlichen Sinne, doch auch Sprachschulen arbeiten oft aus Freiberuflern zusammen. Gründe: Aufträge für neue/exotische Sprachen, steigendes Trainingsvolumen, fehlende Manpower,etc.

Was ich damals über das Rechnung schreiben gelernt habe.

1. Nach der Vorlage fragen

Bevor du deine erste Rechnung an den neuen Auftraggeber schreibst, frage nach, ob bereits eine Vorlage existiert. Einfach deinen Namen, deine Kontaktdaten und die Summe zu schreiben reicht nicht (ja, so was habe ich auch gesehen), denn oft werden anhand deiner Rechnung viele anderen wichtigen Informationen erfasst.

So was wie welcher Kostenstelle diese Rechnung intern zugewiesen werden soll, oder bei welchem Kunden du gearbeitet hast, wie viele Unterrichtsstunden bereits gegeben wurden und wie viele noch übrig sind.

Frage deine Kontaktperson bei dem Auftraggeber (ich nenne sie einfach Sachbearbeiter) nach der Vorlage oder zumindest nach den Angaben, die auf deiner Rechnung auf jeden Fall aufgeführt werden sollen.

2. Erstelle eine Musterrechnung

Natürlich kann man die alte Rechnung wieder verwenden, um sich Zeit zu ersparen. Letztenendes sind alle Grundinformationen schon da. Du musst nur noch eventuell die Anzahl der Unterrichtsstunden, das Datum und die Summe ändern.

Doch viel besser wäre, wenn du eine Musterrechnung pro Kunden erstellst, wo Daten, die sich von Rechnung zur Rechnung ändern, durch xxx ersetzt oder anders hervorgehoben werden.

Selbst bei erfahrensten Trainern fand ich ab und zu falsche Angaben, die aus den vorherigen Rechnungen durch “Kopieren-Einfügen” kurzerhand übernommen wurden. Klar, man kann um Korrekturen bitten, aber es kostet Zeit und extra Aufwand.

Deine und deines Sachbearbeiters.

3. Gib deinen Rechnungen einen sinnvollen Namen

Jeder Trainer, von dem ich Rechnungen bekam, benannte seine Rechnungen auf die unterschiedlichsten Art und Weise.

Manchmal tauchte da der Name des Kunden (ganz gut!) oder des Kurses (noch besser!) auf, aber manchmal war das eine Ansammlung von (für mich) sinnlosen Buchstaben und Zahlen (ganz schlecht).

Ich weiß, dass du mit deinen eigenen Rechnungen gut zurechtkommst, aber denke bitte an deinen Sachbearbeiter. Er bekommt Dutzende, wenn nicht hunderte Rechnungen pro Monat.

Und auch wenn er sie penibel sortiert und in unterschiedlichen Ordner abspeichert, es wird einen Zeitpunkt kommen, wann er eine schnelle Suche durch Rechnungen durchführen muss.

Über die Autorin

Olga arbeitet als Marketing Coordinator bei elastic.io, der Integrationsplattform as a Service und Partner vom Rechnungsprogramm Debitoor.

Sie hat 3 Jahre in einem Beratungsunternehmen für internationale Kommunikation gearbeitet, zunächst im Marketing-Bereich, später kamen Buchhaltung und administrative Aufgaben dazu.

Olga kommt aus Russland, lebt seit 2007 in Deutschland und hat ein Faible für Sprachen. Weitere Interessen: Technologie, Psychologie, Grafikdesign, Programmieren...

Geschrieben von GastautorGastautor, 25. Februar 2015