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Rechnung schreiben fürs Taxi: Krankenfahrten, Personenbeförderung & Co.

Du bringst deine Mitmenschen gerne sicher und bequem von A nach B? Darauf kannst du stolz sein, denn bei dir im Taxi können Fahrgäste sich zurücklehnen und kommen unkompliziert an ihr Ziel. Und das i-Tüpfelchen: Ab und zu kommst du mit deinen Kunden nett ins Gespräch!

Bild von einem Taxi-Schild

Doch dann kommt der Papierkram und nimmt dir den Wind aus den Segeln. Das muss aber nicht sein: Wir erklären dir, wie du korrekt und effizient Rechnungen und Buchhaltung für dein Taxi verwaltest.

Eine Krankenfahrt mit dem Taxi richtig abrechnen

Ein spezieller Fall in der Personenbeförderung mit dem Taxi ist die Krankenfahrt. Im Gegensatz zur Rettungsfahrt oder dem Krankentransport findet dabei keine medizinische Versorgung während des Transports statt.

Solche Leistungen werden zum Teil (oder manchmal auch komplett) von der Krankenkasse übernommen; die Abrechnung der Krankenfahrten mit deinem Taxi, also den Papierkram, übernimmst jedoch du als Beförderer bzw. Transporteur.

Wichtige Regelungen für die Erstattung von Krankenfahrten

Eine Krankenfahrt ist aus bürokratischer Sicht kein einfaches Anliegen. Daher solltest du folgende Punkte beachten, bevor du loslegst:

  • Du benötigst ein gültiges Institutionskennzeichen (IK). Falls dein Unternehmen mehrere Filialen bzw. Zweigstellen hat, benötigt jede Filiale/Zweigstelle ein eigenes Institutionskennzeichen.
  • Für die Abrechnung von Krankenfahrten per Taxi musst du außerdem die für die jeweilige Fahrt entsprechenden Positionsnummern verwenden, welche du im Positionsnummernverzeichnis findest.
  • Die Tarife für Krankenfahrten, welche die Krankenkassen bereit sind zu übernehmen, variieren je nach Region und Krankenkasse. Informiere dich dazu am besten im Voraus bei verschiedenen Krankenkassen. Sollte der Tarif einer bestimmten Kasse sich nicht lohnen, kannst du Aufträge für Krankenfahrten auch ablehnen.
  • Krankenfahrten werden nur dann vollständig von der Krankenkasse erstattet, wenn du die ökonomisch kürzeste Strecke gefahren bist. Das wird von den Krankenkassen meist anhand eines Routenplaners wie Google Maps nachgeprüft.

Du siehst, es gibt beim Thema Krankenfahrten mit dem Taxi genaue Regelungen. Daher lohnt es sich, diese Leistungen gut vorbereitet anzugehen. Wenn es dann tatsächlich zu einer Krankenfahrt kommt, gehst du am besten folgendermaßen vor:

1. Verordnung zur Krankenbeförderung prüfen

Vor Fahrtbeginn solltest du nach dem Krankenbeförderungsschein fragen, der vom Arzt ausgestellt wurde. Bei einer ambulanten Behandlung benötigt der Patient auf dem Formular zusätzlich zur ärztlichen Verordnung auch die Genehmigung der Krankenkasse. Prüfe den Krankenbeförderungsschein daher gründlich.

2. Patient um Zuzahlung bitten

Nach der Fahrt bittest du den Fahrgast darum, den gesetzlichen Eigenanteil zu zahlen. Die Höhe dieser Zuzahlung liegt bei 10 % der Beförderungskosten, aber mindestens 5 € und maximal 10 €. Liegt der Gesamtpreis der Fahrt unter 5 €, muss der Patient die komplette Summe selbst übernehmen.

Hand, die einen Dollar-Schein hält

Beispiel 1: Die Krankenfahrt kostet 40 Euro. Die Zuzahlung liegt dann bei 5 Euro, weil 10 % nur 4 Euro wären, was unter dem Mindestbetrag des Eigenanteils liegen würde.

Beispiel 2 Die Krankenfahrt kostet 80 Euro. Die Zuzahlung liegt dann bei 8 Euro (10 %).

Beispiel 3: Die Krankenfahrt kostet 130 Euro. Die Zuzahlung liegt dann bei 10 Euro, weil 10 % 13 Euro wären, was den Höchstbetrag des Eigenanteils übersteigen würde.

Hinweis: Hat ein Patient die gesetzliche Belastungsgrenze erreicht, fällt die Zuzahlung komplett weg.

3. Krankenbeförderungsschein ausfüllen und bestätigen lassen

Nach der Fahrt trägst du die Informationen zur Fahrt in den Krankenbeförderungsschein ein und lässt den Patienten diese mit Datum und Unterschrift bestätigen.

4. Krankenbeförderungsschein bei der Krankenkasse einreichen

Danach reichst du den Krankenbeförderungsschein bei der Krankenkasse deines Fahrgastes ein, da diese für die Kostenübernahme von Krankenfahrten zuständig sind.

Immer und überall Rechnung schreiben – auch vom Taxi aus

Wir haben auch eine gute Nachricht: „Normale“ Taxifahrten, bei denen du keine Patienten transportierst, lassen sich viel einfacher abrechnen – vor allem, wenn du eine Buchhaltungssoftware fürs Taxi nutzt. :)

Möchte dein Kunde eine Rechnung, kannst du diese in einem modernen Rechnungsprogramm per App auf deinem Mobilgerät in wenigen Fingertipps erstellen und verschicken – noch während du in deinem Taxi sitzt. Das Gleiche gilt übrigens auch für Angebote, falls Kunden vorab eins bekommen möchten.

Hast du mehrerer Mitarbeiter, können diese ebenfalls per Smartphone oder Tablet vom Taxi aus eine Rechnung oder ein Angebot schreiben. Denn alle Daten und Dokumente werden in Echtzeit auf allen Geräten synchronisiert und sind in der Cloud sicher gespeichert.

Außerdem sparst du Zeit, da du Kunden- und Dienstleistungsdaten abspeichern und in Sekundenschnelle in eine Rechnung einfügen kannst.

Die Buchhaltung für dein Taxiunternehmen in der Hosentasche

Ein Rechnungsprogramm für Taxiunternehmen, wie z.B. Debitoor, kann übrigens noch mehr. Auch Ausgaben kannst du problemlos unterwegs erfassen, sodass du nicht mehr verzweifelt im Taxi nach deinen Papierbelegen kramen musst.

Zahlungen für Einnahmen und Ausgaben kannst du direkt verbuchen, sodass du immer den Überblick darüber hast, was schon bezahlt und was noch offen ist.

Bist du umsatzsteuerpflichtig? Dann schicke deine Umsatzsteuervoranmeldung in wenigen Klicks über Debitoor direkt ans Finanzamt. Formulare manuell ausfüllen war gestern! :)

Teste Debitoor doch einfach 7 Tage kostenlos und unverbindlich. Du wirst merken, wie deine Nerven geschont werden und du dich voll und ganz deinen Fahrgästen widmen kannst.

Emilie
Geschrieben von
am 31.07.20