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Wie lange kann man rückwirkend eine Rechnung schreiben?

„Ohne Rechnung, kein Geld.“ Hast du diesen Satz auch schonmal gehört? Und vielleicht sogar weiche Knie bekommen, weil du eine Leistung erbracht, aber die Rechnung dafür noch nicht ausgestellt hast?

Kalender und Laptop auf einem Schreibtisch

Keine Sorge: Du kannst eine Rechnung auch rückwirkend ausstellen. Bleibt nur noch die Frage, wie lange du dafür Zeit hast. Genau das klären wir in diesem Artikel.

Wie lange kann eine Rechnung rückwirkend gestellt werden?

Die gute Nachricht gleich zu Beginn: Es gibt keine Verjährung, wenn du eine Rechnung rückwirkend stellen möchtest.

Du kannst also immer rückwirkend eine Rechnung schreiben – egal, wie lange die Erbringung der Leistung bzw. die Lieferung des Produkts her ist. Wichtig ist vor allem, dass du nachweisen kannst, dass du die Leistung tatsächlich erbracht hast.

Doch jetzt kommt das große „Aber“: Zwar kannst du deinem Kunden rückwirkend eine Rechnung ausstellen und schicken; doch das bedeutet nicht, dass dein Kunde noch verpflichtet ist, die Rechnung zu bezahlen.

Denn bei der Zahlungspflicht deines Kunden gibt es durchaus eine Verjährung.

Verjährungsfrist: Ab wann muss mein Kunde nicht mehr bezahlen?

Das ist jetzt also die entscheidende Frage: Wie lange ist dein Kunde verpflichtet, eine Rechnung zu bezahlen? In der Regel – wenn du also nichts anderes mit deinem Kunden vereinbart hast – liegt der Zeitraum für die Zahlungspflicht bei drei Jahren. Danach ist dein Kunde nicht mehr zur Zahlung verpflichtet.

Hinweis: Wir sprechen hier zwar von drei Jahren, doch das ist etwas ungenau. Es handelt sich nämlich gar nicht um einen Stichtag, also NICHT um genau drei Jahre nach dem Leistungsdatum. Ganz genau gesagt: Dein Kunde ist nach Ablauf des dritten Jahres nach Leistungserbringung nicht mehr verpflichtet zu bezahlen.

Beispiel: Stefan ist Fotograf und hat für Tim und Johanna am 15. Juli 2017 ein Paarshooting gemacht. Die Zahlungspflicht verjährt NICHT am 15. Juli 2020, sondern am Ende des dritten Jahres, also am 31. Dezember 2020.

Kann ich eine Rechnung rückwirkend ändern?

Auch hier können wir dich beruhigen: Ja, die Korrektur einer Rechnung ist rückwirkend möglich.

Damit deine Buchhaltung sauber und nachvollziehbar bleibt, stornierst du die bereits ausgestellte Rechnung zunächst, indem du eine Gutschrift dafür ausstellst. Dann schreibst du eine neue, korrekte Rechnung und schickst diese deinem Kunden.

Kleiner Tipp: Bevor du mit dem Stornieren und erneuten Ausstellen der fehlerhaften Rechnung loslegst, kontaktiere deinen Kunden und gib ihm kurz Bescheid. Dann wundert er sich nicht, wenn er eine Gutschrift und neue Rechnung zugeschickt bekommt.

Spezialfall: Kann ich Umsatzsteuer rückwirkend in Rechnung stellen?

Du hast zu spät gemerkt, dass du nicht mehr in die Kleinunternehmerregelung fällst und hast fälschlicherweise Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausgestellt? Eins ist sicher: Du schuldest dem Finanzamt die Steuer.

Option 1: Wenn du es finanziell verkraften kannst und deine Kunden nicht um eine Nachzahlung bitten möchtest, musst du die Umsatzsteuer aus den gezahlten Beträgen herausrechnen und ans Finanzamt abführen.

Option 2: Tatsächlich kannst du auch hier die Rechnungen per Gutschrift stornieren und in der korrigierte Rechnungen die Umsatzsteuer rückwirkend in Rechnung stellen.

Achtung: Das verpflichtet deine Kunden nicht, den Umsatzsteuerbetrag auch tatsächlich nachzuzahlen. Denn vor Gericht können sie berechtigterweise argumentieren, dass die ursprünglich vereinbarte Summe als Bruttobetrag ausgewiesen wurde, was bedeutet, dass die USt inbegriffen ist.

Unser Tipp: Vielleicht kontaktierst du deine Kunden einfach und findest heraus, ob sie bereit sind, die Umsatzsteuer nachzuzahlen. Gerade wenn dein Kunde selbst steuerpflichtiger Unternehmer ist, hast du da gute Chancen, denn dieser kann die Umsatzsteuer dann einfach vom Finanzamt als Vorsteuer zurückfordern und hat dadurch keine zusätzlichen Kosten.

Tipp: Mit einem Rechnungsprogramm auf der sicheren Seite

Wir können es gar nicht oft genug sagen: Ob es nun um das Schreiben einer Rechnung, eine Rechnungskorrektur oder ganz allgemein darum geht, deine Buchhaltung in den Griff zu bekommen – das Investieren in ein Rechnungsprogramm lohnt sich!

Mit Debitoor schreibst du eine Rechnung in unter einer Minute – sowohl per Computer als auch per Mobilgerät –, kannst diese in wenigen Klicks korrigieren und hast obendrauf noch zahlreiche weitere nützliche Funktionen, wie z.B. das Erfassen von Ausgaben, das Anbinden deines Geschäftskontos und das Abschicken der Umsatzsteuervoranmeldung direkt ans Finanzamt.

Unser Tipp: Teste Debitoor kostenlos und lass dich vom Programm überzeugen. :)

Emilie
Geschrieben von
am 25.05.20