Alle Posts

Mahnung Vorlage – Eine professionelle Mahnung schreiben

Eine Mahnung schreiben mit der professionellen Mahnung Vorlage

Nicht jeder Kunde zahlt pünktlich. Darum solltest du wissen, wie man eine professionelle Mahnung schreiben muss.

Dabei hilft dir zum Beispiel die professionelle Mahnungsvorlage von Debitoor, die du kostenlos testen kannst. Damit schreibst und versendest du eine Mahnung in Null komma Nichts!

Mahnung Vorlage (1) – Wann und wie oft sollte man eine Mahnung schreiben?

Die erste Frage, die sich viele Unternehmer stellen ist: Wann sollte man eine erste Mahnung schreiben? Nach zwei Wochen? Nach drei Wochen?

Eine gesetzliche Regelung dazu gibt es nicht. Wichtig ist, dass du auf deiner Rechnung eine Zahlungsfrist angibst – üblich ist eine 4-wöchige Zahlungsfrist. Dann weiß dein Kunde nicht nur, wann der Rechnungsbetrag fällig ist: Du weißt auch, wann du die 1. Mahnung schreiben solltest. Nämlich dann, wenn die Zahlungsfrist verstrichen ist.

Eingebürgert hat sich folgender Mahnvorgang:

  1. Zahlungserinnerung
  2. Erste Mahnung
  3. Zweite Mahnung
  4. Dritte Mahnung

Grafik: Erste, zweite und dritte Mahnung schreiben mit der Mahnung Vorlage

Es werden in der Regel also drei Mahnungen geschrieben, bevor weitere Konsequenzen in Betracht gezogen werden, z.B. der Gang zum Anwalt oder die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens.

Hinweis: Eine Mahnungsvorlage hilft dir dabei, den Mahnvorgang zu beschleunigen. So vergeudest du nicht wertvolle Zeit damit, Mahnungen zu schreiben und zu formulieren.

Mahnung Vorlage (2) – Welche Informationen gehören in eine Mahnung?

Wir haben es bereits angesprochen: Wird eine Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist beglichen, solltest du eine Mahnung schreiben. Nun stellt sich dir vermutlich die Frage: Welche Informationen sollte eine Mahnung – bzw. eine Vorlage für Mahnungen – konkret beinhalten?

Mahnung Vorlage: Diese 8 Punkte sollte deine Mahnung enthalten:

  • Dokumententitel „Mahnung“
  • Datum der Mahnung
  • Deine Anschrift
  • Anschrift deines Kunden
  • Freitext mit Aufforderung zur Zahlung
  • Die Mahnung betreffendes Produkt / Leistung
  • Verweis auf Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag
  • Neue Zahlungsfrist

Wie du siehst ist es wichtig, dass in deiner Mahnungsvorlage bestimmte Informationen wie eine konkrete Zahlungsaufforderung, eine neue Zahlungsfrist und eine Referenz / Verweis zur entsprechenden Rechnung angeführt sind. In der Mahnungsvorlage von Debitoor werden alle Felder zudem auch gleich automatisch ausgefüllt - so hast du noch weniger Arbeit.

Mahnung Vorlage (3) – Wie formuliert man eine Mahnung professionell?

Du weißt selber: Der Ton macht die Musik. Auch bei Mahnungen ist das nicht anders. Dir geht es ja nicht nur darum, dass dein Kunde bezahlt, sondern auch darum, die Kundenbeziehung nicht unnötig negativ zu belasten. Daher gilt immer: Bleib höflich und sachlich - auch wenn du eine Mahnung schreiben musst.

Um dir die Formulierung deiner Mahnungen zu erleichtern, haben wir hier drei Textvorschläge für dich vorbereitet:

Erste Mahnung: Vorlage

Sehr geehrter Herr XYZ,

nach Überprüfung aller Zahlungseingänge ist uns aufgefallen, dass Sie Ihre Rechnung (Nr. XYZ) noch nicht beglichen haben. Vermutlich haben Sie nur vergessen, den Betrag von XYZ zu begleichen. Wir bitten Sie daher darum, den Rechnungsbetrag bis zum XYZ zu begleichen.

Mit freundlichen Grüßen,

XYZ

Zweite Mahnung: Vorlage

„Sehr geehrter Herr XYZ,

bis zum heutigen Datum konnten wir noch keinen Zahlungseingang der Rechnung Nr. XYZ über den fälligen Betrag von XYZ feststellen. Bitte begleichen Sie die Rechnung bis zum XYZ und überweisen den Rechnungsbetrag auf das angegebene Geschäftskonto.

Mit freundlichen Grüßen,

XYZ

Dritte Mahnung: Vorlage

Sehr geehrter Herr XYZ,

Ihre Zahlung für Rechnung Nr. XYZ ist immer noch ausstehend. Bitte begleichen Sie den ausstehenden Rechnungsbetrag unverzüglich. Sollten wir bis XYZ keinen Zahlungseingang verzeichnen können, sehen wir uns gezwungen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Mit freundlichen Grüßen,

XYZ

Der Ton deiner Mahnungsvorlage sollte mit jeder Mahnstufe dringlicher werden. Hat dein Kunde auch nach der zweiten Mahnung nicht bezahlt, solltest du in deiner dritten und letzten Mahnung Konsequenzen ankündigen – das gerichtliche Mahnverfahren. Hier erfährst du, wie du deine letzte Mahnung schreiben solltest.

Übrigens: Professionelle Mahnungsvorlagen nehmen dir die Aufgabe der Formulierung deiner Mahnung ab – entsprechende Mustertexte liegen bereits vor. Du musst diese nur noch entsprechend anpassen.

Mahnung Vorlage (4) – Schnell & einfach eine Mahnung schreiben mit Debitoor

Es ist möglich, mit Word oder Excel Mahnungen zu schreiben – aber es ist auch zeitaufwendig und ineffizient. Einfacher schreibst und versendest du deine Mahnungen mit einer professionellen Vorlage für Mahnungen in einem Rechnungsprogramm wie Debitoor.

Folgende Funktionen erfüllt die Debitoor Mahnungsvorlage:

  • Erkenne überfällige Rechnungen auf einen Blick (rot markiert)
  • Wandle überfällige Rechnungen per Mausklick in eine Mahnung um
  • Wähle: 1. Mahnung, 2. Mahnung oder 3. Mahnung
  • Automatischer, professioneller Mustertext für deine Mahnung
  • Versende deine fertige Mahnung per Mausklick an deinen Kunden

Der gesamte Mahnvorgang ist im Rechnungsprogramm Debitoor vereinfacht und automatisiert – sodass du dich nicht mehr mit Excel- oder Word Vorlagen für Mahnungen herumschlagen musst. Teste Debitoor jetzt kostenlos und schreibe eine Mahnung.

Jetzt Mahnung schreiben