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Letzte Mahnung schreiben: So gehst du vor!

Letzte Mahnung schreiben am Arbeitsplatz

Eine Mahnung schreiben tut niemand gerne – schließlich bedeutet das, den Kunden möglicherweise zu verärgern: Andererseits ist dein Kunde dir den Rechnungsbetrag schuldig – du hast ein Anrecht darauf, für deine Leistungen bezahlt zu werden.

Daher solltest du überfällige Rechnungen immer einmahnen – sei es zuerst nur durch ein freundliches Telefonat oder eine Zahlungserinnerung per Email. Aber was, wenn auch mehrmaliges Mahnen bisher nichts genützt hat?

Letzte Mahnung schreiben: Der richtige Zeitpunkt

In der Regel sieht der Mahnprozess folgendermaßen aus:

  1. Du kontaktierst den Kunden telefonisch oder schreibst eine freundliche Zahlungserinnerung
  2. Bezahlt dein Kunde nicht, schreibst du eine erste Mahnung
  3. Ignoriert dein Kunde die gesetzte neue Zahlungsfrist, schreibst du eine zweite Mahnung
  4. Bleibt auch die zweite Mahnung unbeachtet: Jetzt solltest du eine dritte (und letzte) Mahnung schreiben

Dieser mehrstufige Mahnvorgang hat sich mittlerweile eingebürgert. Wichtig ist: Du solltest immer sachlich und bestimmt in deinen Mahnungen sein – niemals beleidigend oder vorwurfsvoll.

PS.: In jeder Zahlungserinnerung / Mahnung solltest du eine neue Zahlungsfrist festsetzen – und diese eindeutig mit Datum benennen.

Inhalte & Formulierung: Eine professionelle letzte Mahnung schreiben

Gerade haben wir uns mit dem Zeitpunkt der letzten Mahnung auseinandergesetzt. Jetzt ist noch eine weitere wichtige Frage offen: Wie formuliere ich eine letzte Mahnung? Wie kann ich den Kunden vielleicht doch noch dazu bewegen zu bezahlen – ohne dass ich gerichtliche Wege einschreiten muss?

Das sollten die Inhalte deiner letzten Mahnung sein:

  • Titel „Letzte Mahnung“
  • Datum der Mahnung
  • Sachliche und bestimmende Aufforderung zur Zahlung
  • Zahlungsfrist
  • Ausblick auf Konsequenzen bei Ignorierung der Zahlungsfrist

Während die ersten Punkte relativ klar sind, sollten wir uns den letzten Punkt „Ausblick auf Konsequenzen“ näher ansehen.

PS.: Mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor kannst du schnell und einfach eine Mahnung schreiben. Überfällige Rechnungen wandelst du per Mausklick blitzschschnell in eine Mahnung um und versendest sie direkt aus dem Rechnungsprogramm heraus an deinen Kunden.

Konsequenzen: Das passiert, wenn dein Kunde die letzte Mahnung nicht bezahlt

Zahlt dein Kunde auch nach mehrmaliger Mahnung nicht, hast du folgende Optionen:

  • Gerichtliches Mahnverfahren (Mahnbescheid)
  • Inkassoverfahren durch Inkassobüro
  • Einschalten eines Anwalts (Zivilklage)

Da gerichtliche Mahnverfahren ist relativ einfach: Du füllst einen Mahnantrag aus, lässt ihn dem Gericht zukommen – und das Gericht schickt daraufhin einen Mahnbescheid an deinen Kunden. Dafür ist eine Gebühr fällig.

Deine zweite Option ist die Einschaltung eines Inkassobüros. Damit verkaufst du deine Forderung / Rechnung an das Inkassobüro – und musst dich um die Zahlung nicht mehr kümmern. Dadurch erhältst du zumindest einen Teil deiner Forderung sicher zurück.

Außerdem kannst du direkt einen Anwalt einschalten und damit statt gerichtlichem Mahnverfahren direkt eine Zivilklage einleiten. Die Kosten dafür musst du wie beim gerichtlichen Mahnverfahren selbst bezahlen / vorstrecken.

Egal für welche Option du dich entscheidest – du solltest sie in deiner letzten Mahnung klar benennen. Oft genügt die Androhung dieser rechtlichen Maßnahmen – und dein Kunde bezahlt dann doch noch.

Letzte Mahnung schreiben oder Schuldanerkenntnis unterzeichnen lassen?

Möglicherweise ergibt sich aus einem Telefongespräch mit deinem Kunden, dass er zwar zahlungswillig ist, aber nicht zahlen kann. In dem Fall nutzt auch eine mehrmalige Mahnung schreiben natürlich nicht viel.

Eine Option. Du lässt deinen Kunden eine Schuldanerkenntnis unterzeichnen. Hier findest du eine Vorlage zur Schuldanerkenntnis.

Im Rahmen dieser Schuldanerkenntnis bestätigt dein Kunde sein Schuldverhältnis bei dir. Außerdem wird oft eine für den Kunden vertretbare Ratenzahlung vereinbart. Das Ganze lässt du von einem Notar gegen eine kleine Gebühr beurkunden. Dann verjährt deine Forderung nicht – und du ersparst dir mögliche Kosten eines späteren Gerichtsverfahrens.