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Fehler auf der Rechnung - Was nun?

Kunde besorgt, weil er einen Fehler beim Rechnungsschreiben gemacht hat

Das kennen viele: Es ist mal wieder die Hölle los, man muss Unmengen an Rechnungen schreiben und dann passiert’s: Ein Kunde meldet sich zurück, denn auf der Rechnung hat sich ein Fehler eingeschlichen. Da bekommt man, gerade als frischgebackener Unternehmer, schon schnell mal einen Schreck. Aber keine Sorge - auch dieses Problem lässt sich ohne allzu große Mühe lösen.

Rechnung korrigieren - Welche Fehler zählen?

Zunächst stellt sich die Frage, was denn nun „schlimme‟ Fehler sind und welche man auch einfach guten Gewissens unter den Teppich kehren kann. Ausschlaggebend sind hier die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Zu diesen gehören grundsätzlich:

  • Namen und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers,
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Ausstellers,
  • Rechnungsdatum/Ausstellungsdatum,
  • Rechnungsnummer,
  • Menge und Art der Waren bzw. Umfang und Art der Leistungen,
  • Liefer-/Leistungsdatum,
  • Rechnungsbeträge sowie ggf. vereinbarte Entgeltminderung (z.B. Skonto),
  • Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Befreiung von der Umsatzsteuer

Hinweis: Bei Kleinbetragsrechnungen (bis maximal 250€) werden hier weniger Angaben verlangt. Bei Grundstücks- und Bauleistungen wird dagegen etwas mehr verlangt.

Grundsätzlich gilt: Fehler bei den Pflichtangaben sollten auf keinen Fall ignoriert werden, da der Empfänger sonst womöglich die Vorsteuer nicht abziehen kann. Handelt es sich jetzt aber beispielsweise um einen Tippfehler in der Produktbeschreibung, dann ist das natürlich kein große Sache und muss auch nicht abgeändert werden.

Rechnung korrigieren - Wie gehe ich vor?

Hier unterscheidet sich die Vorgehensweise je nachdem, ob die fehlerhafte Rechnung schon verbucht worden ist oder nicht. Ist die Rechnung noch nicht bezahlt und verbucht worden, genügt es, dem Kunden eine korrigierte Rechnung zu schicken (mit gleicher Rechnungsnummer wie die Originalrechnung).

Ist die Rechnung hingegen schon verbucht, darf diese gemäß GoBD keinesfalls mehr geändert werden. In dem Fall musst Du eine ‚Stornorechnung‛ - auch oft ‚Rechnungskorrektur‛ oder ‚Korrekturrechnung‛ genannt - erstellen. Dabei handelt es sich ganz einfach um eine Gutschrift. Nachdem diese ausgestellt wurde, erstellt man dann eine neue, korrigierte Rechnung (die auch eine eigene Rechnungsnummer vorweisen muss).

Rechnungskorrektur - Was muss auf die Stornorechnung?

Die Stornorechnung oder Gutschrift enthält die gleichen Bestandteile, wie eine gewöhnliche Rechnung, jedoch mit einigen Zusätzen und Veränderungen:

  • Eigene Rechnungsnummer und eigenes Rechnungsdatum;
  • Hinweis, dass es sich um eine Stornorechnung handelt;
  • Bezug auf die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der Originalrechnung (z.B. „Sehr geehrter Kunde, hiermit schreibe ich Ihnen folgenden Betrag aus der Rechnung Nr. XXX vom XX.XX.XXXX gut.‟);
  • Rechnungsbetrag mit einem Minuszeichen davor, da du diesen ja gutschreibst.

Weniger Fehler machen mit einem Rechnungsprogramm

Wusstest du schon, dass dir beim Rechnungsprogramm von Debitoor Rechnungsvorlagen zur Verfügung stehen, die alle nötigen Pflichtfelder vorweisen? Das hilft dir dabei, keine wichtigen Angaben zu vergessen. Außerdem hast du die Möglichkeit, eine Gutschrift zu erstellen, falls es doch mal zu einem Fehler auf der Rechnung kommen sollte. So sparst du Zeit, vermeidest unnötigen Stress und kannst dich voll und ganz deinem Business widmen!