Das optimale Rechnungsprogramm für Online-Shops

Bild von einem Rechnungsprogramm für einen Online Shop

Zählst du auch zu denjenigen, die sich mit einem Online-Shop selbstständig gemacht haben? Dann bist du damit genau am Puls der Zeit, denn: Ca. zwei Drittel aller Deutschen shoppen mittlerweile online.

Da stellt sich für dich natürlich die Frage: Wie schreibe ich professionelle Rechnnungen? Und wie verwalte ich meine Rechnungen übersichtlich?

Die beste Lösung: Du nutzt ein Rechnungsprogramm für Online Shops. Denn ein solches Rechnungsprogramm ist optimal auf deine Bedürfnisse ausgerichtet.

Was genau ist ein Rechnungsprogramm für Online-Shops?

Mit einem Rechnungsprogramm für Online-Shops erledigst du deine Rechnungsstellung einfach und schnell. Vorausgesetzt, es ist wirklich für deinen Bedarf zugeschnitten. Mit einem optimalen Rechnungsprogramm solltest du folgende Dinge können:

  • Professionelle Rechnungen mittels Rechnungsvorlage erstellen
  • Kunden-, und Produkdaten aus deinem Online-Shop in die Rechnung übernehmen
  • Individuelle Rabatte aus deinem Online-Shop in der Rechnung abbilden
  • Online-Zahlungsoptionen in deiner Rechnung integrieren
  • Online-Rechnungsversand durchführen
  • Zahlungsabgleich deiner Rechnungen mit deinem Online-Banking automatisieren
  • Reverse-Charge Verfahren für Lieferungen ins EU-Ausland abbilden

Wie du siehst, ist die Rechnungsstellung für einen Online-Shop ziemlich komplex. Umso wichtiger ist es, dass dein Rechnungsprogramm diese Anforderungen erfüllt.

Im Folgenden gehe ich näher auf diese Punkte ein:

Professionelle Rechnungen mittels Rechnungsvorlage erstellen

Ein Rechnungsprogramm für Online Shops sollte natürlich über eine professionelle Rechnungsvorlage verfügen, die den rechtlichen Bedingungen entspricht. Welche das genau sind, kannst du in unserem Beitrag über die wichtigsten Angaben, die deine Rechnung beinhalten muss, nachlesen.

Kunden-, und Produktdaten aus deinem Online-Shop in die Rechnung übernehmen

Mühsam wäre es, du müsstest bei jeder Rechnung deine Kunden-, und Produktdaten aus dem Online-Shop manuell übertragen.

Ein optimales Rechnungsprogramm für Online-Shops ermöglicht dir den CSV-Import deiner Daten, sodass du Kunde und Produkt nur noch per Drop-Down Menü in deiner Rechnung auswählen musst.

Alternativ bietet dir dein Rechnungsprogramm wie Debitoor sogar eine direkte Schnittstelle zu deinem Online-Shop über Partner-Integrationen wie Billbee.

Individuelle Rabatte aus deinem Online-Shop in der Rechnung abbilden

Du gewährst neuen Kunden einen Neukundenrabatt? Oder führst gerade eine 20%-Rabattaktion auf bestimmte Produkte, um deine Umsätze anzukurbeln?

Das sollte dein Rechnungsprogramm abbilden können. In einem Rechnungsprogramm für Online-Shops kannst du individuell Rabatte vergeben - und die Rechnungssumme wird auf der Rechnung dann automatisch neu berechnet und angepasst.

Online-Zahlungsoptionen in deiner Rechnung integrieren

Bevor du deine Rechnung versendest, solltest du noch einen Punkt beachten: Online-Zahlungsoptionen. Denn da deine Kunden naturgemäß sehr onlineaffin sind, wollen sie auch die Möglichkeit haben, online zu bezahlen.

Diese Online-Zahlungsmöglichkeiten solltest du in deinem Rechnungsprogramm mit der Rechnung verknüpfen können. Im Optimalfall kann dein Kunde per Klick auf den „Jetzt bezahlen“ Button in deiner Rechnung direkt bezahlen.

Online-Rechnungsversand durchführen

Die Rechnung mühsam ausdrucken, eintüten und zur Post bringen? Das gehört längst der Vergangenheit an. Gerade als Online-Shop Betreiber solltest du deine Rechnungen auch online versenden können.

Ein Rechnungsprogamm für Online Shops bietet dir genau diese Option: Den schnellen, einfachen Rechnungsversand direkt aus dem Rechnungsprogramm heraus. Zahlungsabgleich deiner Rechnungen mit deinem Online-Banking automatisieren.

Je nachdem, welche Produkte du in deinem Online-Shop anbietest, kann es sein, dass du täglich mit Dutzenden Bestellungen konfrontiert bist. Da ist es mühsam, jedes Mal manuell zu prüfen, welcher Kunde schon bezahlt hat.

Bei einem Rechnungsprogramm für Online- Shops lässt sich dieser Vorgang automatisieren. Du verbindest einfach dein Online Banking mit dem Rechnungsprogramm – und eingehende Zahlungen werden automatisch mit der entsprechenden Rechnung verknüpft.

Reverse-Charge Verfahren für Lieferungen ins EU-Ausland abbilden

Noch ein wichtiger Punkt: Vermutlich wirst du auch irgendwann damit konfrontiert sein, dass Kunden aus dem Ausland über deinen Online-Shop bestellen. Dann ist es wichtig, dass dein Rechnungsprogramm das Reverse-Charge Verfahren abbilden kann.

Achte also darauf, dass dein Rechnungsprogramm das Reverse-Charge Verfahren berücksichtigt – nur so kannst du korrekte Rechnungen an deine Kunden im EU-Ausland versenden.

Debitoor: Das optimale Rechnungsprogramm für Online-Shops

Jetzt wirst du dir vermutlich kurz an die Stirn fassen und denken: Das alles ist ja ganz schön komplex. Und das stimmt auch. Nicht jedes Rechnungsprogramm erfüllt diese Anforderungen.

Mit dem Rechnungsprogramm Debitoor bist du hier auf der sicheren Seite: Denn du kannst damit ganz einfach professionelle Rechnungen für Online-Shops erstellen.

Darüber hinaus arbeitet Debitoor mit dem professionellen Warenwirtschaftssystem Billbee für Online-Shops zusammen. Damit kannst du deinen Webshop direkt an das Rechnungsprogramm Debitoor anbinden. Und Rechnungen ganz einfach importieren.

Einfach alles was du für die Verwaltung deines Online-Shops benötigst.

Geschrieben von AndreaAndrea, 21. März 2017